1. Indledning
Favrskov Kommune er en vækstkommune med 48.800 indbyggere, og væk-sten forventes at fortsætte de kommende år.
Favrskov Kommune er en aktiv del af Region Midtjylland, der tilsammen tæl-ler 1,3 millioner indbyggere. Favrskov Kommune ligger centralt placeret midt i Østjylland med kort afstand til både Aarhus, Randers, Viborg og Silkeborg.
Den kommunale organisation er med ca. 3.800 medarbejdere den største ar-bejdsplads i Favrskov Kommune.
Favrskov Kommunes vision er bygget op om fem ambitiøse målsætninger, som sætter rammerne for kommunens videreudvikling. Favrskov Kommune vil være:
- En samlende kommune, hvor mangfoldighed er en styrke
- En åben kommune i dialog med omverdenen
- En bosætningskommune med en god kommunal service
- En erhvervskommune kendetegnet ved attraktive arbejdspladser
- En grøn kommune med ambitioner for klima og miljø.
Se visionen for Favrskov Kommune her
2. Organisation
2.1. Politisk organisation
Den politiske organisation består ud over Byrådet og Økonomiudvalget af følgende seks stående udvalg:
• Børne- og Skoleudvalget
• Social- og Sundhedsudvalget
• Teknik- og Miljøudvalget
• Plan- og Landdistriktsudvalget
• Kultur- og Fritidsudvalget
• Arbejdsmarkedsudvalget
Der er derudover nedsat et midlertidigt §17, stk. 4 udvalg om bæredygtighed.
2.2. Overordnet administrativ organisation
Den administrative organisation i Favrskov Kommune er bygget op omkring fire direktørområder, som suppleres af Borgmestersekretariatet og HR, der er knyttet direkte til kommunaldirektøren.
De fire direktørområder og de mange decentrale arbejdspladser understøttes af tværgående funktioner inden for økonomi, løn, personale, it og HR. Den administrative organisation fremgår af nedenstående diagram:
Du kan læse mere om Favrskov Kommune her på hjemmesiden favrskov.dk.
2.3. Teknik og Miljø
Direktøren for Teknik og Miljø refererer til kommunaldirektøren og er overordnet ansvarlig for en forvaltning med ca. 150 medarbejdere og et samlet årligt driftsbudget på ca. 200 mio. kr.
Den daglige opgaveløsning i Teknik og Miljø er bygget op omkring fem opgaveområder med hver sin chef. Sammen med direktøren udgør de fem chefer forvaltningens chefgruppe.
Cheferne har alle relevante ledelsesmæssige og faglige erfaringer og kompetencer inden for deres respektive chefområder.
Cheferne spiller en aktiv rolle i dialogen mellem forvaltningen og politikere og i samspillet med borgere, virksomheder og foreninger. Ligeledes løser cheferne ad hoc-opgaver med direkte reference til kommunaldirektøren.
Den overordnede organisering af opgaverne i Teknik og Miljø ser således ud:
Opgavedelingen mellem de fem chefområder ser således ud:
Sekretariatet
Sekretariatet står for den administrative betjening af de politiske udvalg og understøtter de øvrige chefområder med en række administrative og analytiske opgaver. Endvidere varetager sekretariatet opgaven med køb og salg af fast ejendom. P.t. indgår afdelingen ’Klima og Projekter’ også i sekretariatet.
Plan og Byg
Plan og Byg varetager behandlingen af byggesager til såvel private som erhvervslivet samt en række opgaver i relation til den fysiske planlægning for kommunen. Herunder udarbejdelsen af plan- og bæredygtighedsstrategien, kommuneplanen, midtbyplaner for de største byer, strukturplaner for nye byudviklingsområder samt en række lokalplaner.
Trafik og Ejendomme
Trafik og Ejendomme tager sig af en lang række opgaver inden for drift, vedligehold, renovering og anlæg af nye kommunale bygninger, veje, stier, grønne områder mv. Blandt opgaverne hører også byggemodninger, kollektiv trafik og trafiksikkerhed samt en række opgaver i relation til planlægning og styring af den samlede kommunale ejendomsportefølje.
Natur og Miljø
Natur og Miljø løser en række forskellige myndighedsopgaver inden for landbrug, virksomheder, affald, spildevand, regnvand, varmeforsyning, jordforurening m.m. Ligeledes varetages kommunens miljøindsats samt driften og vedligeholdelsen af en række anlæg inden for vandløb og natur.
Klima og Projekter
Klima og Projekter sikrer styring og koordinering af kommunens samlede klimaindsats og de større tværgående projekter.
De fleste af lederne og medarbejderne i Teknik og Miljø har daglig arbejdsplads i administrationsbygningen, Torvegade 7 i Hammel. Da forvaltningerne er spredt på flere adresser, vil nogle møder dog foregå i de øvrige administrationsbygninger.
3. Teknik og Miljø Sekretariatet
Teknik og Miljø Sekretariatet er et fælles tværgående forvaltningssekretariat. Sekretariatet understøtter direktør og fagchefer med at løse administrative opgaver og bidrager til at sikre en høj kvalitet i sagsbehandlingen i forhold til de politiske udvalg, råd og nævn på området.
Sekretariatet, der også p.t. tæller afdelingen ’klima og projekter’, består af 15 medarbejdere med forskellig uddannelsesmæssig baggrund.
Teknik og Miljø Sekretariatets overordnede opgaver er:
- Sekretariatsbetjening af Teknik- og Miljøudvalget, Plan- og Landdistriktsudvalget, §17, stk. 4 udvalget om bæredygtighed samt en række mindre råd og fora
- Rådgivning og sekretariatsbetjening af direktøren for Teknik og Miljø
- Håndtering og udarbejdelse af udvalgsdagsordener og beslutningsgrundlag
- Sikre fælles og koordinerede administrative rammer i Teknik og Miljø
- Drivkraft i forhold til optimering og effektivisering
- Rådgivning af og administrativ sekretariatsbistand til fagcheferne/fagområderne
- Økonomistyring og opfølgning for den samlede forvaltning i samarbejde med den fælles økonomifunktion
- Juridisk rådgivning inden for forvaltningens fagområder
- Koordinering af den kommunale og kommercielle erhvervsservice, herunder udmøntningen af kommunens erhvervspolitik
- Digitaliseringsprojekter i forvaltningen sammen med IT-afdelingen
- GIS (geografisk informationssystem)
- Implementering og udvikling af Favrskov Kommunes klimaplan
- Opgaver inden for køb og salg af fast ejendom og grunde
4. Hovedopgaver for den nye sekretær
Som sekretær i sekretariatet er dine hovedopgaver:
- Ledelsesbetjening og ad hoc-opgaver for direktør og chefgruppe
- Koordinering af kalendere
- Div. opgaver, som referater, invitationer, gaver, overblik over frister, planlægning af arrangementer m.m.
- Administrative opgaver relateret til serviceringen af politiske udvalg; samle, publicere og kvalitetssikre forvaltningens politiske dagsordener, beslutningskalendere og sagsfremstillinger
- Administrative opgaver ved rekruttering af nye medarbejdere
- Praktisk bistand til ledelsen i forbindelse med planlægning og afvikling af receptioner samt eksterne, borgerrettede møder og indvielser
- Superbruger på forplejningsbestilling
- Opgaver i ESDH-systemet GetOrganized
- Sekretær for lokale MEDudvalg
Hertil kommer en række forskellige opgaver, som løses i samarbejde med sekretariatets øvrige medarbejdere.
5. Referenceforhold
Den nye sekretær refererer som de øvrige medarbejdere i Teknik og Miljø Sekretariatet til sekretariatschefen.
Opgaverne betyder, at der i det daglige arbejde er tætte relationer til direktøren for Teknik og Miljø og forvaltningens øvrige chefer.
I Teknik og Miljø Sekretariatet er de administrative opgaver fordelt på flere medarbejdere, og mange opgaver løses i tæt samarbejde med andre. Du skal derfor på en gang kunne håndtere at arbejde selvstændigt og i et tæt og koordineret samarbejde med andre om opgaver med mange snitflader.
6. Dine kompetencer
Dine faglige kompetencer
Vi forventer, at du kan leve op til flest mulige af disse faglige krav:
- En relevant kontoruddannelse
- Erfaring med administrative opgaver og kontorrutiner – gerne fra en anden politisk styret organisation
- Erfaring med administrativ ledelsesbetjening på direktør- eller chefniveau
- God i tale og på skrift
- Generel flair for IT og digitale arbejdsgange
- Gerne erfaring med ESDH-systemet GetOrganized
Dine personlige kompetencer
Som person forventer vi, at du:
- Er positiv, udadvendt, proaktiv, fremsynet og god til at skabe dig et overblik
- Er serviceorienteret og har lyst til at samarbejde med andre i en travl hverdag
- Trives med mange forskellige opgaver, hvor der nogle gange er en kort deadline
- Er fleksibel og løsningsorienteret i din tilgang til opgaverne
- Er god til at følge op på opgaverne og at få dem afsluttet til tiden
- Arbejder struktureret, målrettet og selvstændigt
- Kan arbejde effektivt i et åbent kontormiljø med stor ”trafik”
- Vil være en god samarbejdspartner for øvrige medarbejdere i Sekretariatet og i Teknik og Miljø.
7. Løn- og ansættelsesforhold
Favrskov Kommune kan tilbyde et job med:
- Personlige og faglige udfordringer tæt på den administrative topledelse
- Et selvstændigt ansvarsområde
- Løbende kompetenceudvikling
- Gode og fleksible arbejdsforhold
- Engagerede og humoristiske kolleger
- En arbejdsplads præget af en god og uformel omgangstone.
Du vil blive ansat i Favrskov Kommune med arbejdssted i Teknik og Miljø Sekretariatet, administrationsbygningen, Torvegade 7, 8450 Hammel.
Den ugentlige arbejdstid er 37 timer, men varierer afhængigt af opgaverne. Stillingen er med fleksordning, og der må forventes at være uger, hvor timetallet kan være højere med efterfølgende mulighed for afspadsering.
Ansættelse sker efter gældende overenskomst med mulighed forhandling af tillæg efter principperne for Ny Løn.
Favrskov Kommune tilbyder en gratis kaffe/te- og frugtordning og kantine.
8. Ansættelsesprocedure
Ansættelsesprocessen forventes at foregå efter følgende plan:
- Vi indkalder til samtale 16. august.
- Første samtale afholdes 23. august, og anden samtale afholdes 25. august.
- Mellem de to samtaler vil der være en personlighedstest, hvor du på et møde vil få en testtilbagemelding.
Vi indhenter referencer efter nærmere aftale inden endelig aftale om ansættelse.
Ansættelsesudvalget består af:
- Mette K. Harbøll, konstitueret chef for Teknik og Miljø Sekretariatet
- Morten Schjødt-Pedersen, sekretariatskonsulent
- Trine Stengaard Søften, administrativ medarbejder
- Sidsel Homann, direktør for Teknik og Miljø (deltager i 2. samtale)
Favrskov Kommune indhenter referencer efter nærmere aftale inden endelig aftale om ansættelse.
Det er en forudsætning for ansættelsen, at den person, som tilbydes ansættelse, ikke er eller bliver straffet for forhold, som gør vedkommende uegnet til at bestride stillingen. Der vil blive indhentet straffeattest på den kandidat, der får tilbudt stillingen.
Tiltrædelse pr. 1. oktober.
9. Yderligere oplysninger
Vil du vide mere om jobbet, er du velkommen til at kontakte sekretariatschef (konstitueret) Mette K. Harbøll, tlf. 25 75 19 78 eller [email protected] (træffes i uge 32).
Du er også velkommen til at kontakte administrativ medarbejder, Trine Søften, tlf. 28 70 50 73 (træffes i uge 28) eller sekretariatskonsulent Morten Schjødt-Pedersen, tlf. 20 89 35 31 (træffes i uge 31 og 32).