Persondata i skolerne

Favrskov Kommune er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger i vores folkeskoler

Kommunen har efter folkeskoleloven pligt til at sikre folkeskoleundervisning af alle børn og unge i kommunen, der er i den skolepligtige alder. For at varetage denne opgave behandler vi personoplysninger om eleven og dennes forældre/værge/samboende.

Afhængig af de konkrete omstændigheder mv. behandler vi også oplysninger med følgende formål:

• Tilmelding mv. i forbindelse med SFO/klub, herunder fx også sommerferiepasning
• Afklaring, indsats mv. i forbindelse med PPR
• Tandpleje
• Skolesundhedspleje
• Skolebuskort
• Specialbefordring
• Sygebefordring
• Hjemmeundervisning
• Sygeundervisning i hjemmet/hospital
• Særlige hjælpemidler /ombygninger pga. handicap
• Socialpædagogiske fripladser til SFO
• Dispensationsansøgning ved skoleskifte
• Modtagerklasser m.m.
• Efterskoleophold
• Skolegang på privatskoler
• Valgfag og fritidsundervisning på Favrskov Ungdomsskole
• SSP-samarbejde
• Sommerferieaktiviteter
• Refusion fra andre kommuner
• Trivselsundersøgelser (Nationaltrivsel.dk og Klassetrivsel.dk)
• Tilfredshedsundersøgelser

Diverse oplysninger indgår i overordnet ledelsesinformation og anvendes til statistik og forskning.

Brug af billeder

Det er vigtigt i mange læringssituationer med dit barn, at vi kan bruge personbilleder i forskellige sammenhænge. Vi har også brug for som led i skole-hjem-samarbejdet at kunne vise dig, hvad dit barn har lavet i løbet af hverdagen, udflugter osv. Med hjemmel i Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e og f, bruger vi derfor personbilleder i Aula, på skolens/forvaltningens hjemmeside og i skolens lokaler, samt eventuel skoleårbog og skoleblad.

Vi bruger altid kun helt harmløse billeder, dvs. at billeder, der unødigt udstiller eller virker krænkende, ikke vil blive offentliggjort. Vi anvender heller ikke dine billeder i kommerciel sammenhæng eller videregiver til andre, der måtte gøre dette. Har vi et ønske om at bruge et billede i f.eks. en pjece eller på en plakat mv. vil du altid blive kontaktet inden, så du kan give dit samtykke til det konkrete billede.

Du er også velkommen til at rette henvendelse til skolens kontor eller dagtilbuddet, hvis du slet ikke ønsker, at billeder af dig eller dit barn/dine børn skal bruges. For så vidt angår Aula skal du selv registrere dit samtykke direkte i de pågældende systemer.

Retsgrundlaget for behandlingen

Vi behandler dine/elevens personoplysninger efter Databeskyttelsesforordningen (forordning 2016/679 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger) og dansk lov på området.

Vores lovhjemmel er art. 6, stk. 1, litra e i databeskyttelsesforordningen for så vidt angår de opgaver, som kommunen er forpligtet til at varetage ved lov, fx selve folkeskolens undervisning.

For så vidt angår de ydelser, du har ansøgt om, er vores hjemmel til behandlingen art. 9, stk. 1, litra f i databeskyttelsesforordningen.

Kategorier af personoplysninger

Vi behandler disse kategorier af personoplysninger om eleven og/eller dig:

• Almindelige oplysninger, fx kontaktoplysninger, cpr. nr., familierelationer og pårørende, relationer og samarbejde.
• Følsomme oplysninger, fx i forbindelse med tandplejen og sundhedsplejen, helbredsoplysninger af fysisk og psykisk karakter, motoriske og faglige færdigheder, trosretning.

Her har vi dine og elevens oplysninger fra:

Vi henter personoplysninger fra folkeregistret, forældre/værge/samboende, fagligt personale tilknyttet barnets skole, samt barnet selv.

Hvem modtager elevens/dine oplysninger?

Vi videregiver forskellige af elevens / dine oplysninger til:

• Kommunens sundhedspleje og tandpleje.
• Styrelsen for IT og Læring
• Danmarks Statistik
• Den lokale folkekirke
• Samarbejdspartnere i forbindelse med eksterne klassearrangementer eller arrangementer på skolen
• Favrskov Bibliotekerne
• Undervisningsministeriet
• Kommunens uddannelsesvejledning (UUJ)

Elevernes/dine informationer gemmes i forskellige administrative og pædagogiske it-systemer og digitale tjenester hos eksterne leverandører, som Favrskov Kommune har indgået en databehandleraftale med.

Elevens elevproduktioner, læringsplaner og indhold på AULA slettes senest 15 måneder efter eleven har forladt skolen.

Dokumenter der relaterer til skolens notat- og journalpligt gemmes i fem år efter eleven har afsluttet skoleforløb i Favrskov Kommune. Visse sagsdokumenter overføres herefter til Rigsarkivet jf. arkivloven.

Eksamensbeviser slettes ikke.

Dine rettigheder i følge Databeskyttelsesloven

Ret til indsigt

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som Favrskov Kommune behandler om dig.

Du kan læse mere om indsigtsret og anmode digitalt om indsigt her.

Ret til berigtigelse

Du har ret til at få berigtiget dine personoplysninger, hvis du mener, at Favrskov Kommune har oplysninger om dig, som ikke er rigtige.

Da kommunen er underlagt journal- og notatpligt på en lang række områder, må vi ikke decideret slette oplysninger, som er skrevet ind i en journal. Men vi skal tydeligt gøre opmærksom på, at oplysninger er blevet berigtiget.

Ret til sletning

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden det tidspunkt, oplysningerne ellers ville blive slettet. Du skal dog være opmærksom på, at vi – som en offentlig myndighed – kun i meget begrænset omfang kan imødekomme en anmodning fra dig om at få slettet dine oplysninger, da vi er underlagt strenge dokumentationskrav

Favrskov Kommune er som offentlig myndighed forpligtiget til at opbevarer sagsoplysninger efter almindelige forvaltningsretlige regler, arkivlovgivning mv. så sags forløb kan dokumenteres.

Det betyder, at kommunen som altovervejende udgangspunkt ikke må slette bestemte dokumenter, der indgår i en sag. Det kan normalt kun ske, hvis der er lovhjemmel til det. Dette er blandt andet begrundet i, at kommunen senere - for eksempel i forbindelse med klager eller genoptagelse af en sag – skal kunne dokumentere, hvad der er sket i sagens forløb.

Viser det sig, at et dokument indeholder urigtige eller vildledende oplysninger, vil vi i almindelighed være forpligtet til at berigtige oplysningerne, så sagen afspejler de faktiske omstændigheder. Det kan for eksempel ske ved, at vi laver en notits, hvori oplysningerne berigtiges.

Ret til begrænsning af behandlingen

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få behandlingen begrænset, må Favrskov Kommune fremover kun behandle oplysninger – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod Favrskov Kommunes ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

Ret til at trække samtykke tilbage

Hvis du har givet samtykke efter databeskyttelseslovgivningen, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.

Ret til at klage

Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, Favrskov Kommune behandler dine og/eller elevens oplysninger på.

Du kan finde mere information og kontaktoplysninger på Datatilsynets hjemmeside datatilsynet.dk.