Databeskyttelse

Nogle informationer kan vi selv hente fra andre offentlige myndigheder eller fælles registre, så som indkomstoplysninger, SKAT, BBR mv. Andre informationer beder vi dig om at oplyse, når du eksempelvis ansøger om en ydelse eller service. 

Du har altid ret til at få at vide, hvorfra vi henter oplysninger om dig i forbindelse med dine services og ydelser i kommunen. Det enkelte fagområde skal oplyse det til dig i forbindelse med eksempelvis en ansøgning om en service eller ydelse. 

Som udgangspunkt anvender vi den fælles-offentlige login-løsning NemLogin, hvor du bruger dit NemID som nøgle til at logge dig ind på selvbetjeningsløsninger og blanketter. 

Du kan dog også støde på formularer eller selvbetjeningsløsninger, som ikke kræver så høj sikkerhed. Her kan du typisk oprette dig med et selvvalgt brugernavn og password. Det sker eksempelvis på bibliotekernes selvbetjeningsløsning.

Her kan du blandt andet læse om, hvilke oplysninger vi har om dig og dine børn, hvad vi skal bruge oplysningerne til, hvem oplysningerne gives videre til, hvor længe vi opbevarer dem, og hvilke rettigheder du har som registreret i Favrskov Kommune.

Hvis du har spørgsmål til vores håndtering af dine oplysninger, er du altid velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver på 89 64 60 95 eller dbr@favrskov.dk Her på siden kan du også læse om, hvad en databeskyttelsesrådgiver er.

Kommunikationsplatformen Aula er ejet af kommunerne i Danmark. Formålet med Aula er, at børn, elever, forældre og pædagogisk personale har en sikker og brugervenlig adgang til informationer fra skoledagen og livet i dagtilbuddet og en fælles kanal til at kommunikere og samarbejde.

Ansatte og forældre til børn i Favrskov Kommunes dagtilbud og skoler tilknyttes automatisk Aula.

Hvilke oplysninger står om dig og dine børn i Aula?

I langt de fleste tilfælde har vi kun de personoplysninger, du selv har oplyst til kommunen. Du bliver altid orienteret, hvis vi indhenter eller modtager andre oplysninger end dem, du selv giver. I Aula har vi oplysninger om dig i forbindelse med din kommunikation med institutionen. Personoplysninger er informationer om dig som person – det er eksempelvis dit navn, din adresse, din mailadresse, dit telefonnummer mv. Der er tale om personoplysninger, som kommunen, forældre eller børn selv lægger i Aula. Aula kan i nogle tilfælde også komme til at indeholde følsomme personoplysninger om helbred, behov eller ønsker om særlig kost eller andre hensyn. Det kan eksempelvis ske, hvis nogen sender beskeder med information om netop kost eller særlige behov, eller når en forælder indtaster oplysninger om et barns allergi i barnets ‘stamdata’.

Som led i vores forældresamarbejde indeholder Aula en widget til kommunens læringsplatform Meebook, så du kan se dit barns elevplan.

Hvis det er nødvendigt for behandlingen af din sag, kan vi videregive dine personoplysninger til andre myndigheder eller kommuner. Som udgangspunkt opbevarer vi dine personoplysninger i op til fem år efter, dit barn har sagt farvel til institutionen/skolen.

I Aulas dataetik kan du læse om begrænsningerne for at dele data, og hvordan leverandører til Aula skal beskytte brugernes data og ikke må udnytte informationer i Aula kommercielt.

Adgang til Aula

For at få adgang til Aula skal du bekræfte, at du er informeret om Aulas privatlivspolitik, kommunens datapolitik og Aulas dataetik. Du skal også tage stilling til en række konkrete samtykker om, hvordan Aula kan behandle data om dig og dine børn. Du kan altid ændre i de samtykker, du har givet.

To-faktor login

For at passe godt på dine personlige data, skal du bruge login med ekstra sikkerhed, når du skal have adgang til personfølsomme oplysninger i Aula. Derfor skal du bruge NemID.

Retten til at trække samtykke tilbage

Når du logger på Aula første gang, bliver du bedt om at afgive en række samtykker vedrørende brug af billeder. Du har til enhver tid mulighed for at ændre dit samtykke i funktionen ’Min profil’. Ændringen i dit samtykke har først virkning fra det tidspunkt, du ændrer det og altså ikke med tilbagevirkende kraft.
Aula er et lukket system, så i juridisk forstand er billeder ikke offentlige, når de ligger i Aula. Dog kan portrætbilleder af personer ikke gemmes i Aula, hvis der er personer på, som ikke har givet samtykke til at blive vist i Aula.  
 

Dine rettigheder

Du har altid ret til at få at vide, hvilke data der er gemt om dig i Aula. Det kan du spørge om i institutionen eller på skolen.
Efter databeskyttelsesforordningen har du eksempelvis ret til at få indsigt i de oplysninger, vi har om dig. Du kan få urigtige oplysninger om dig selv rettet, og i særlige tilfælde kan du få slettet oplysninger om dig, før de fem år er gået. Du har ret til at få berigtiget faktuelt forkerte oplysninger om dig.
Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte vores databeskyttelsesrådgiver (se kontaktoplysninger nedenfor).

 
Kontakt til os som dataansvarlig

Aula udbydes af:
Favrskov Kommune, Skovvej 20, 8382 Hinnerup
favskov@favrskov.dk, 89 64 10 10

Hvis du er usikker på brugen af Aula, ikke kan få adgang til nogle funktioner i Aula eller har andre spørgsmål, så kontakt dit barns lærer, pædagog eller skolens kontor.

Går dine spørgsmål mere på vores behandling af dine oplysninger, er du altid velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver:
dbr@favrskov.dk eller 89 64 60 95

Hvis du er utilfreds med måden, vi behandler dine personoplysninger på, kan du klage til Datatilsynet. Du kan finde oplysninger om, hvordan du klager på Datatilsynets hjemmeside på www.datatilsynet.dk

Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger følger af Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e samt i visse tilfælde artikel 9, stk. 1, litra f og/eller litra g og af Folkeskoleloven, Dagtilbudsloven og Sundhedsloven med tilhørende bekendtgørelser.

Når vi indhenter personlige oplysninger om dig og gemmer dem i forbindelse med vores arbejde, er der forskellige retningslinjer for, hvor længe vi gemmer dine oplysninger. Det varierer, alt efter om det drejer sig om eksempelvis en sag i Jobcentret, en byggesag eller en jobansøgning. 

Inden for visse fagområder skal vi aflevere dine sager og informationer til Rigsarkivet, inden vi må slette dem. Det reguleres af arkivloven. 

Du kan få præcise oplysninger om, hvor længe vi gemmer dine oplysninger ved at kontakte de enkelte fagområder i kommuner. 

Dine rettigheder jf. Databeskyttelsesloven:

• Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig
• Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig rettet
• Du kan i sjældne tilfælde have ret til at få slettet oplysninger om dig, inden vores normale slettefrist indtræder
• Du har i visse tilfælde ret til at få behandling af dine personoplysninger begrænset.
• Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger. Se mere på datatilsynet.dk

Det er databeskyttelsesrådgiverens opgave at tilse, at kommunen lever op til databeskyttelsesloven. Databeskyttelsesrådgiveren er i sin funktion en uvildig instans, der ikke refererer til administrationen. Rådgiveren bistår i samarbejde med kommunens jurister med råd og vejledning til fagområderne om lovlig, god og sikker håndtering af persondata. 

Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren, hvis du er i tvivl om, om kommunen håndterer dine persondata korrekt. 

Du kan læse mere om databeskyttelsesrådgiverens rolle på Datatilsynets hjemmeside.

Databeskyttelsesrådgiveren kan ikke hjælpe dig med den faglige sagsbehandling eller de afgørelser, som fagområderne træffer. 

Hvis du har brug for hjælp til at forstå en afgørelse, til at klage over kommunens sagsbehandling eller hjælp til at klage over en afgørelse, kan du kontakte kommunens borgerrådgivere.