Sådan behandler vi dine personoplysninger, når du har en sag i Jobcenter Favrskov

Når Favrskov Kommune modtager personoplysninger om dig, er vi forpligtet til at informere om vores behandling af dine oplysninger. I denne orienteringsskrivelse kan du blandt andet læse om, hvordan vi passer på og beskytter de oplysninger, vi har om dig, hvor vi gemmer dine oplysninger, og hvilke rettigheder du har, når vi behandler dine oplysninger.

Oplysningerne er alene til orientering. Du behøver ikke at foretage dig noget, og du mister ingen rettigheder ved ikke at læse oplysningerne.

Hvorfor har vi brug for oplysninger om dig?

Vi har brug for dine personoplysninger for at kunne behandle din sag i jobcenteret.

Vi bruger personoplysninger til at:

  • Behandle ansøgninger
  • Lave vurderinger
  • Tage beslutninger/træffe afgørelser
  • Behandle klager over afgørelser
  • Sikre at mulige udbetalinger sker rigtigt
  • Lave løbende opfølgning i dit forløb
  • Give de oplysninger videre, som vi er forpligtet til videregive
  • Fremlægge sager for Byrådet og de politiske udvalg
  • Sikre, at vi overholder loven i vores arbejde

Hvor behandler vi oplysninger om dig?

Din sag registreres i vores fagsystem:

  • Schultz, Schultz Fasit

Afhængig af din sag og dit forløb i jobcenteret bruger vi også fortrinsvist følgende fagsystemer:

  • KOMBIT, Kommunernes Sygedagpengesystem (KSD)
  • KOMBIT, Kommunernes Ydelsessystem (KY)
  • KMD, KMD WorkZone
  • EG Danmark A/S, EG (Bruges til Uno Ung systemer, Sundhedssystemer og blanketløsninger)

Brug af kunstig intelligens (AI) i sagsbehandlingen

I Jobcenter Favrskov benytter vi i nogle tilfælde kunstig intelligens (AI) som et støtteværktøj i vores fagsystem, Schultz Fasit. Dette gør vi for at sikre en smidig og ensartet sagsbehandling. Ingen afgørelser træffes automatisk, og din sag vil altid blive vurderet og afgjort af en medarbejder med kendskab til din situation. 
Vi anvender AI-værktøjerne:

  • Schultz Summa er et AI-baseret system, der genererer resuméer af sagsakter. Systemet foretager ingen selvstændige vurderinger eller anbefalinger, og det er altid sagsbehandleren, der træffer den endelige beslutning.
  • Schultz Dialogstøtte er et AI-baseret system, der transskriberer tale til tekst under borgersamtaler. Systemet foretager ingen selvstændige vurderinger eller anbefalinger, og det er altid sagsbehandleren, der træffer den endelige beslutning.

Hvilke oplysninger indsamler og behandler vi om dig?

For at vi kan behandle din sag, har vi brug for informationer om dig. Afhængig af din sag kan det både være almindelige-, fortrolige- og følsomme personoplysninger. Vi indhenter ikke flere oplysninger end nødvendigt for at kunne behandle din sag. Oftest vil der i lovgivningen stå, hvilke personoplysninger vi har lov til at behandle og indhente om dig. Nogle oplysninger kan vi selv indhente fra andre offentlige myndigheder eller fælles registre fx indkomstoplysninger, SKAT, BBR, med videre. Andre oplysninger beder vi dig om at oplyse, når du ansøger om ydelse eller en service her i jobcenteret.

Det kan fx være følgende personoplysninger, vi behandler inden for kategorierne nedenfor:

Almindelige personoplysninger fx:

  • Navn
  • Privatadresse
  • E-mailadresse
  • Privat telefonnummer
  • CVR-nummer for enkeltmandsvirksomheder
  • Fødselsdato

Fortrolige personlysninger fx:

  • CPR-nummer
  • Navne- og adressebeskyttelse eller hemmeligt telefonnummer
  • Indtægts- og formueforhold
  • Arbejds- og uddannelsesforhold
  • Sociale problemer og andre private forhold

Følsomme personoplysninger fx:

  • Helbredsoplysninger og genetiske/biometriske data
  • Race og etnisk oprindelse
  • Seksuelle forhold eller seksuel orientering
  • Politisk overbevisning og religiøs / filosofisk overbevisning
  • Fagforeningsmæssigt tilhørsforhold
  • Strafbare forhold og lovovertrædelser

Hvem kan vi give oplysningerne videre til?

Vi giver kun dine personoplysninger videre, hvis vi er retligt forpligtet til det for at kunne behandle din sag. Videregivelse af data kan også ske i forbindelse med statistik og forskning.

Vi giver fx videre til: 

  • Andre offentlige myndigheder
  • Private sundhedsudbydere
  • Leverandører fx i forbindelse med Danskundervisning, tolkning
  • Og andre private virksomheder fx A-kasser, fagforeninger, pengeinstitutter, udlejere

Overførsel til modtagere i tredjelande 

Der sker ikke overførsel til usikkert tredjeland.

Hvor længe gemmer vi dine oplysninger?

Vi gemmer dine oplysninger, så længe vi har brug for dem. Det gør vi for at kunne arbejde med og opfylde de krav, der er til at kunne dokumentere dit forløb i sagen. Normalt gemmer vi oplysninger i fem år, efter sagen er afsluttet. Nogle gange skal vi gemme dem længere, hvis lovgivningen siger det. Vi har også pligt til at sende visse dokumenter til arkiv.

Dine rettigheder 

Ret til indsigt

Du har ret til at se, hvilke oplysninger vi har om dig. Du kan bruge vores selvbetjeningsløsning på Favrskovs Kommunes hjemmeside, du kan benytte selvbetjeningen her. Du kan også skrive sikkert til os via Digital Post, enten via borger.dk eller e-boks.dk.  Det vil være til stor hjælp, hvis du skriver så præcis som muligt, hvad du gerne vil se. Fx ved at angive det sagsområde du har interesse i at få oplysninger fra eller periode. 

Indsigtsret i data handler om de oplysninger, der findes i kommunens digitale databaser og registre.

På borger.dk kan du læse om dine øvrige rettigheder til indsigt

Ret til sletning

Du kan i få tilfælde have ret til at få slettet oplysninger om dig. Du skal kontakte Favrskov Kommune, om at få slettet oplysningerne. Vi vil bagefter se på og vurdere din anmodning.

Ret til berigtigelse

Du har ret til at få rettet faktuelt forkerte oplysninger om dig. Du skal kontakte Favrskov Kommune, om at få rettet oplysningerne. Vi vil bagefter se på og vurdere din anmodning.
Kommunen er underlagt notatpligt for at kunne dokumentere, hvordan afgørelser er truffet og hvorfor. Vi må derfor som udgangspunkt ikke fjerne oplysninger, når de først er indgået i sagen.

Ret til indsigelse

Du har i få tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du skal kontakte Favrskov Kommune. Vi vil vurdere din anmodning, når vi modtager din indsigelse.

Ret til begrænsning af data

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.

Dataansvarlig

Favrskov Kommune er dataansvarlig. Det vil sige, at det er vores ansvar at passe godt på de personoplysninger, som vi har fået eller indhentet om dig.

Her er vores kontaktoplysninger:

Dataansvarlig: Favrskov Kommune
Adresse: Skovvej 20, 8382, Hinnerup
Mail: [email protected]  
Telefon: 89 64 10 10
CVR: 29 18 97 14

Husk, at du ikke bør sende personoplysninger fra din egen e-mailadresse, da det ikke er sikkert, medmindre du har en sikker e-mail. Du kan skrive sikkert til os via Digital Post, enten via borger.dk eller e-boks.dk. 

Databeskyttelsesrådgiver (DPO)

Hvad er DPO’ens opgaver?

Det er DPO’ens opgave at hjælpe kommunen med at leve op til databeskyttelsesreglerne. DPO’en giver også kommunens ledelse og medarbejdere råd og vejledning om kravene til en sikker håndtering af personoplysninger i henhold til databeskyttelseslovgivning.

Hvad kan DPO’en ikke hjælpe med?

DPO’en kan ikke hjælpe dig med den faglige sagsbehandling eller de afgørelser, som kommunen træffer.

Kontakt

Du er velkommen til at kontakte kommunens DPO, hvis du fx har spørgsmål til, hvordan vi passer på dine personoplysninger, og hvilke rettigheder du har i den forbindelse.

Her er vores DPO’s kontaktoplysninger:
Tlf.:89 64 60 95
Mail: [email protected] 

På favrskov.dk/databeskyttelse kan du læse mere om kommunens behandling af dine oplysninger, og hvad en DPO er.

Husk, at du ikke bør sende personoplysninger fra din egen e-mailadresse, da det ikke er sikkert, medmindre du har en sikker e-mail. Du kan skrive sikkert til os via Digital Post, enten via borger.dk eller e-boks.dk. 

Grundlag for at behandle dine personoplysninger (hjemmel)

Favrskov Kommune er en offentlig myndighed. Kommunens myndighedsudøvelse og de tilknyttede administrative procedurer sker derfor med afsæt i gældende lovgivning.

Favrskov Kommune foretager primært behandling af dine oplysninger, for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares. Vi anvender som udgangspunkt følgende grundlag for behandlingen af personoplysninger:

Databeskyttelsesforordningen:

  • Art. 6, stk. 1 litra c og e
  • Art. 9, stk. 2 litra e og f (behandling af følsomme oplysninger) jf. art. 6.

Der kan selvfølgelig i konkrete situationer være forhold, hvor kommunen anvender et andet eller supplerende grundlag i Databeskyttelsesloven: 

  • § 11, stk.1 (Til behandling af CPR)
  • § 10 (Til statistiske og videnskabelige formål)
  • § 8 stk. 1 og 2 nr. 3 (Til behandling af oplysninger om strafbare forhold)

Lovgivning

  • Forvaltningsloven
  • Lov om kommunernes styrelse
  • Kommunalfuldmagtsreglerne (uskrevne retsgrundsætninger)
  • Arkivloven
  • Lov om aktiv socialpolitik
  • Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats
  • Lov om sygedagpenge
  • Lov om retssikkerhed og administration på det sociale område
  • Lov om integration af udlændinge i Danmark
  • Lov om organisering og understøttelse af beskæftigelsesindsatsen
  • Lov om kommunal indsats for unge under 25 år
  • Lov om kompensation til handicappede i erhverv m.v. (Kompensationsloven)
  • Lejeloven
  • Offentlighedsloven

Samt hovedlovens afledte bekendtgørelser, cirkulærer, regulativer og vejledninger.

Klagevejledning

Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du ikke er tilfreds med den måde vi behandler dine personoplysninger. Det gør du på Datatilsynet hjemmeside via deres klagevejledning -  Sådan klager du (datatilsynet.dk)