Forretningsorden for Byrådet i Favrskov Kommune
Vedtaget af Byrådet 26. juni og 28. august 2018.
§ 1.
Byrådets møder er offentlige. Byrådet kan dog bestemme, at enkelte sager behandles for lukkede døre, jf. lov om kommunernes styrelse § 10.
Stk. 2. Følgende sager skal, medmindre Byrådet i det enkelte tilfælde træffer anden bestemmelse, behandles for lukkede døre:
- Sager, hvis afgørelse forudsætter en bedømmelse af personlige forhold
- Sager om køb og salg af faste ejendomme.
- Overslag og tilbud vedrørende bygningsarbejder og leverancer
Stk. 3. Spørgsmålet om, hvorvidt en sag giver grundlag for dørlukning, skal dog forud forhandles for lukkede døre, hvis dette bestemmes af Byrådet eller borgmesteren, jf. lov om kommunernes styrelse § 10.
Stk. 4. Sager, der behandles for lukkede døre, foretages så vidt muligt sidst.
Stk. 5. Byrådets møder livetransmitteres på nettet via en af kommunen valgt leverandør. Endvidere er der mulighed for at se optagelser fra byrådsmøderne efterfølgende via kommunens og leverandørens
hjemmeside. Der optages og videreformidles ikke fra lukkede møder.
Enhver borger har adgang til at overvære Byrådets offentlige møder under iagttagelse af god ro og orden.
Det betyder i praksis, at tilhørere under byrådsmøderne ikke må fremkomme med hverken positive (f.eks. klappe) eller negative (f.eks. buh-råb) meningstilkendegivelser. Tilhørere må heller ikke i byrådssalen medbringe skriftlige meningstilkendegivelser f.eks. i form af bannere, plancher eller lignende. Såfremt en tilhører forstyrrer under mødet, kan borgmesteren udelukke den pågældende eller i særlige tilfælde samtlige tilhørere fra mødet.
Borgmesteren kan reservere særlige pladser for pressens repræsentanter.
§ 2.
Er et medlem forhindret i at deltage i et byrådsmøde, meddeler medlemmet borgmesteren dette inden mødets afholdelse. I beslutningsprotokollen anføres for hvert enkelt punkt, hvilke medlemmer der har været fraværende.
Udsendelse af dagsorden
§ 3.
Når et medlem senest otte dage forud for et ordinært møde har indgivet skriftlig anmodning om
behandling af en sag, sætter borgmesteren denne sag på dagsordenen på førstkommende møde.
Stk. 2. Borgmesteren foranlediger, at dagsordener inklusive bilag er tilgængelige for hvert af Byrådets
medlemmer senest fire hverdage inklusive lørdage inden et ordinært mødes afholdes.
Stk. 3. Ved indkaldelse til ekstraordinært møde giver borgmesteren i videst muligt omfang medlemmerne
underretning om de sager, der skal behandles på mødet.
Beslutningsdygtighed, mødeledelse og sagernes forelæggelse
§ 4.
Byrådet er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede.
Stk. 2. Borgmesteren og i dennes forfald viceborgmesteren leder Byrådets møder. Borgmesteren træffer
bestemmelse i alle spørgsmål vedrørende mødets ledelse og iagttagelse af god orden under mødet.
Endvidere formulerer borgmesteren de punkter, der skal stemmes om.
Stk. 3. Enhver, der ønsker ordet, skal markere dette via mikrofon- og afstemningssystemet, som danner en automatisk talerkø. Borgmesteren tildeler som udgangspunkt ordet til medlemmerne i henhold til talerkøen.
Talerne må ikke afbrydes af andre end borgmesteren. Borgmesteren kan ændre i talerkøen fx, hvis det er hensigtsmæssigt at få afklaret/besvaret spørgsmål i løbet af debatten.
Stk. 4. Hvis mikrofon- og afstemningssystemet er ude af drift, skal de byrådsmedlemmer, der ønsker ordet, henvende sig til borgmesteren, der giver ordet til medlemmerne i den rækkefølge, som borgmesteren har registreret. Hvis flere beder om ordet på én gang, bestemmer borgmesteren i hvilken rækkefølge, de får adgang til at tale.
Stk. 5. Alle medlemmer skal efterkomme borgmesterens afgørelser om overholdelse af den fornødne orden.
Når et medlem i samme møde er kaldt til orden to gange, kan Byrådet efter borgmesterens forslag nægte medlemmet ordet i den resterende del af mødet.
Stk.6. Ethvert forslag under forhandlingerne rettes til borgmesteren. Når borgmesteren finder anledning til det, eller når tre medlemmer beder om det, skal det sættes til afstemning, om en forhandling skal afsluttes.
Forslag om afslutning af en forhandling kan først sættes under afstemning, når alle medlemmer, der ønsker det, har haft lejlighed til at få ordet én gang.
Stk.7. Borgmesteren kan lade spørgsmål, som borgmesteren selv har kompetence til at afgøre, afgøre af
Byrådet.
§ 5.
Sagerne behandles i mødet i den rækkefølge, som borgmesteren bestemmer, og borgmesteren kan
herved fravige den i dagsordenen angivne rækkefølge. Når mindst tre medlemmer beder om afstemning
herom, kan Byrådet afgøre i hvilken rækkefølge, sagerne skal behandles.
Stk. 2. Ethvert medlem kan under det faste punkt om godkendelse af dagsorden bede om ordet til
dagsordenen. Medlemmer kan alene kræve at få ordet for at udtale sig om sagers optagelse på eller
afvisning fra dagsordenen samt for at udtale sig om spørgsmålet om sagers overflytning fra behandling for lukkede døre til behandling for åbne døre og omvendt.
§ 6.
En sag undergives kun én behandling, medmindre andet er bestemt i lovgivningen, eller Byrådet
vedtager at undergive den to behandlinger. Årsbudgettet skal undergives to behandlinger, jf. lov om
kommunernes styrelse § 38.
Stk. 2. I tilfælde af, at en sag skal undergives to behandlinger stemmes der ved 1. behandlingen kun om dens oversendelse til 2. behandling og ikke om sagens realitet. Ethvert medlem har ret til at få ordet for at udtale sig om den foreliggende sag, inden Byrådet træffer beslutning om sagens overgang til 2. behandling. Mellem 1. og 2. behandling skal der gå mindst 24 timer. Mellem 1. og 2. behandling af årsbudgettet skal der dog gå mindst tre uger, jf. lov om kommunernes styrelse § 38.
§ 7.
Hvis Byrådet finder, at en sag bør behandles i et særligt udvalg efter styrelseslovens § 17, stk. 4, inden sagen afgøres af Byrådet, nedsættes et sådant udvalg med det antal medlemmer, som Byrådet fastsætter i det enkelte tilfælde. Byrådet kan udpege det særlige udvalgs formand.
Stk. 2. Det særlige udvalg skal afgive en skriftlig rapportering, der sendes til borgmesteren, som videregiver den til medlemmerne i overensstemmelse med bestemmelserne i § 3.
Stk. 3. Byrådet kan beslutte at henvise en sag, der ikke henhører under et bestemt udvalgs
kompetenceområde, til et af de bestående udvalg.
Medlemmernes deltagelse i forhandlinger og afstemning
§ 8.
Byrådet træffer beslutning om, hvorvidt et medlems interesse i en sag er af en sådan karakter, at
medlemmet er inhabilt og dermed udelukket fra at deltage i Byrådets forhandling og afstemning om sagen.
Hvis Byrådet finder, at medlemmet er inhabilt, skal medlemmet forlade lokalet under forhandlingen og
afstemningen om sagen, hvorimod medlemmet ikke er afskåret fra at deltage i Byrådets forhandling og
afstemning om, hvorvidt medlemmet er inhabilt i forhold til den pågældende sag.
Stk. 2. Et medlem skal underrette Byrådet, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om
medlemmets habilitet.
§ 9.
Medlemmerne kan kun deltage i Byrådets afstemninger, når de personligt er til stede under disse.
Afstemninger, ændrings- og underændringsforslag
§ 10.
Afstemning sker ved anvendelse af det elektroniske afstemningssystem.
Stk. 2. Hvis det elektroniske afstemningssystem er ude af drift, skal afstemning ske ved, at medlemmerne rejser sig fra deres pladser eller ved håndsoprækning.
Stk. 3. Alle beslutninger tages ved stemmeflertal, for så vidt andet ikke er foreskrevet i lovgivningen.
Stk. 4. Vurderer borgmesteren, at en sags udfald er så utvivlsom, at afstemning vil være overflødig, oplyser borgmesteren dette og oplyser samtidigt den opfattelse, borgmesteren har med hensyn til sagens afgørelse.
Hvis ingen af medlemmerne herefter forlanger afstemning, kan borgmesteren erklære sagen for afgjort i
overensstemmelse med den af borgmesteren angivne opfattelse.
Stk. 5. Valg kan foregå ved skriftlig afstemning på stemmesedler, der tilvejebringes og udleveres af
borgmesteren. Finder borgmesteren det sandsynligt, at Byrådet vil vælge eller genvælge en bestemt
kandidat, kan han stille forslag om, at den pågældende vælges uden skriftlig afstemning. Dersom intet
medlem herefter forlanger sådan afstemning, er den foreslåede kandidat valgt.
§ 11.
Ændrings- og underændringsforslag kan fremsættes, så længe afstemning ikke er påbegyndt, og
behøver ikke at fremsættes eller forbeholdes under 1. behandling af en sag, der skal undergives to
behandlinger, jf. dog stk. 2.
Stk. 2. Byrådet kan for sager, som undergives to behandlinger, beslutte en frist for fremsættelse af
ændringsforslag og efter omstændighederne også af underændringsforslag, og i så fald kan de ikke
fremsættes efter fristens udløb, medmindre Byrådet med stemmeflerhed samtykker deri.
Stk. 3. Hvis ændrings- og underændringsforslag ikke har været forelagt medlemmerne før 2. behandlingen, giver borgmesteren ved forhandlingens begyndelse meddelelse om forslagene, for så vidt de da foreligger.
Borgmesteren bestemmer, i hvilken orden der skal stemmes om ændringsforslagene, men således, at
afstemningen om disse altid sker før afstemningen om hovedforslaget.
Stk. 4. Forslag om nedsættelse af udvalg, om en sags henvisning til et tidligere nedsat udvalg eller til fortsat behandling i et udvalg, kan fremsættes, så længe afstemning om sagen ikke er begyndt. Når et sådant forslag fremsættes efter, at forhandlingerne om sagen er begyndt, standses disse, hvorefter Byrådet afgør spørgsmålet om udvalgsbehandling.
Flertalsvalg
§ 12.
Ved flertalsvalg er den kandidat valgt, som opnår stemmer fra et flertal af de tilstedeværende
medlemmer. Opnås et sådant flertal ikke ved 1. afstemning, foretages en ny afstemning. Ved 2. afstemning er en kandidat valgt, hvis den pågældende opnår stemmer fra et flertal af de tilstedeværende medlemmer, eller hvis der kun afgives stemmer på den pågældende. Bringer 2. afstemning heller ikke nogen afgørelse, foretages bundet valg mellem de to, der ved 2. afstemning har fået flest stemmer, således at det ved stemmelighed afgøres ved lodtrækning, på hvilke to der ved det bundne valg (3. afstemning) skal stemmes. Står stemmerne lige ved 3. afstemning, træffes afgørelsen ved lodtrækning.
Forholdstalsvalg
§ 13.
Byrådets valg af to eller flere medlemmer til udvalg, kommissioner, bestyrelser og lignende foretages som forholdstalsvalg.
Stk. 2. Forholdstalsvalg foretages efter følgende regler: Byrådets medlemmer deles i de grupper, hvori
medlemmerne har anmeldt for borgmesteren at ville stemme sammen ved det pågældende valg. Hver
gruppes medlemstal deles med 1, 2, 3 osv. De herefter fremkomne kvotienter angiver den rækkefølge, i
hvilken de enkelte grupper kan vælge deres repræsentanter. Er to eller flere kvotienter lige store, afgøres
rækkefølgen ved lodtrækning, der foretages af borgmesteren. Når det antal repræsentanter, der tilkommer de enkelte grupper, er bestemt, skal grupperne straks meddele borgmesteren, hvilke personer der udpeges til de dem tilfaldne pladser. Giver en gruppe afkald på sin ret til at få en eller flere repræsentanter, fordeles de ledigblevne pladser mellem de andre grupper på den foran angivne måde.
Stk. 3. Skal valg af medlemmer til udvalg, kommissioner, bestyrelser og lignende foretages både blandt
medlemmer og ikke-medlemmer af Byrådet, foretages valget af samtlige de medlemmer, Byrådet skal vælge, under ét. Grupperne kan i den rækkefølge, som mandaterne tilfalder dem, udpege medlemmer eller ikkemedlemmer af Byrådet, indtil den ene eller den anden art af pladserne er besat.
Stk. 4. Ved Byrådets valg af medlemmer til udvalg, kommissioner, bestyrelser og lignende, hvori
borgmesteren skal have sæde, regnes borgmesterens plads som den ene af de pladser, der kan tilkomme den gruppe inden for Byrådet, til hvilken borgmesteren hører.
Stk. 5. Dersom et medlem af et udvalg, en kommission, en bestyrelse eller lignende udpeges af Byrådet i
enighed eller i øvrigt uden afstemning, skal der samtidig træffes bestemmelse om, hvilken gruppe der ved ledighed skal besætte den pågældende plads, jf. stk. 6.
Stk. 6. Udtræder et medlem i valgperiodens løb af et udvalg, en kommission, en bestyrelse eller lignende, hvori han er indvalgt af en bestemt gruppe inden for Byrådet, besættes den ledigblevne plads af den samme gruppe.
Beslutningsprotokol
§ 14.
Byrådets beslutninger indskrives under møderne i den elektroniske beslutningsprotokol af Byrådets
sekretær. Borgmesteren tilkendegiver, hvad der skal fremgå af protokollen.
Stk.2. Hvis der ikke er adgang til den elektroniske beslutningsprotokol, skrives Byrådets beslutninger i en
papirudgave af beslutningsprotokollen.
Stk. 3. Ethvert medlem, der stemmer imod en beslutning kan forlange at få sin afvigende mening kort tilført beslutningsprotokollen og ved sager, der skal fremsendes til anden myndighed, kræve, at denne samtidig gøres bekendt med indholdet af protokollen. Dersom det pågældende medlem ved sagens fremsendelse ønsker at ledsage denne med en begrundelse for sit standpunkt, skal medlemmet meddele dette til borgmesteren, der fastsætter en frist for aflevering af begrundelsen. Hvis et medlem har undladt at stemme vil det i praksis kun være en afvigende mening om procedurespørgsmål, den pågældende kan kræve tilført beslutningsprotokollen.
Stk. 4. Beslutningsprotokollen skal ved hvert mødes afslutning, efter at det tilførte er oplæst, underskrives af samtlige medlemmer, der har deltaget i mødet. Medlemmerne kan ikke under henvisning til deres stemmeafgivning eller andre grunde vægre sig ved at underskrive protokollen.
Spørgsmål vedrørende forretningsordenens forståelse
§ 15.
Alle medlemmer er forpligtet til foreløbigt at rette sig efter borgmesterens afgørelse med hensyn til
forståelsen af forretningsordenens bestemmelser, men spørgsmålet kan indbringes for Byrådet i det
førstkommende byrådsmøde.
Ændringer i forretningsordenen
§ 16.
Denne forretningsorden træder i kraft ved endelig godkendelse.
Ændringer i og tillæg til forretningsordenen skal behandles på to ordinære byrådsmøder.
Vedtaget af Byrådet 26. juni og 28. august 2018.