Information om dine rettigheder ved kontakt med borgerrådgiver

Du har modtaget et brev eller en e-mail fra Favrskov Kommunes borgerrådgiver. Brevet eller e-mailen kan være et svar på en klage, du har sendt til mig. Eller det kan være, at jeg skriver til dig, at du er omtalt i en klage, som jeg har modtaget fra en anden person.

I brevet står,

hvad jeg forventer af dig,
hvad jeg gør med det materiale, du måske har sendt til mig sammen med din klage,
om du hører fra mig igen.

Dine rettigheder

Når jeg behandler din henvendelse, registrerer jeg oplysninger om dig i mit digitale sagsbehandlingssystem (for eksempel dit navn, dit cpr.-nummer og din adresse). Derfor har du nogle rettigheder efter EU’s databeskyttelsesforordning (2016/679/EU) og databeskyttelsesloven (lov nr. 502 af 23. maj 2018).

Du har ret til at få at vide:

at jeg har modtaget oplysninger om dig og gemt dem i mit IT-system – det ved du nu,
hvilke oplysninger jeg har modtaget om dig og brugt i min sagsbehandling,
hvor jeg har oplysningerne fra (hvis jeg ikke har dem fra dig selv)

Du har også ret til at se oplysningerne. Du har ret til at bede om, at jeg retter eller sletter oplysninger, hvis du mener, de fx er forkerte eller giver et forkert indtryk. Og jeg har pligt til at tage stilling til din anmodning. Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på datatilsynet.dk

Min indsamling af oplysninger

Jeg registrerer fornavn på alle, som henvender sig til borgerrådgiveren, i mit elektroniske register. Hvis din henvendelse kan behandles med telefonisk vejledning til dig, fx at jeg vejleder dig om reglerne eller om klagemulighed, registrerer jeg kun dit fornavn og nogle få oplysninger om indholdet i vores samtale. Dette bruges til læring og statistik. Jeg opretter ikke en sag i mit sagssystem.

Jeg registrerer dit fulde navn, cpr.-nummer og adresse i mit elektroniske sagssystem, hvis du har henvendt dig skriftligt, eller hvis din henvendelse giver anledning til, at jeg sender eller modtager noget fra forvaltningen. Jeg registrerer også i et vist omfang personer omtalt i en henvendelse.

Ofte har jeg brug for flere oplysninger end dem, jeg modtager med en henvendelse. Derfor beder jeg enten dig eller Favrskov Kommune om at sende mig det skriftlige materiale, der findes i sagen i kommunen. Materiale, jeg modtager, gemmer jeg på din sag hos mig.

Det kan også være nødvendigt for mig at bede Favrskov Kommunes forvaltning om at udtale sig om sagen. I så fald sender jeg dem en kopi af din klage sammen med eventuelt materiale, du har sendt til mig. Hvis det er relevant, sender jeg dig en kopi af forvaltningens svar, så du kan kommentere på det.

Nogle af de oplysninger, jeg behandler om dig, kan være fortrolige eller følsomme. Du skal vide, at jeg som borgerrådgiver i Favrskov Kommune har tavshedspligt. Jeg behandler oplysningerne som led i mit arbejde med at rådgive og vejlede borgere samt mit arbejde med at vejlede Favrskov Kommunes forvaltning. Grundlaget for min registrering og behandling af oplysninger er databeskyttelsesforordningen og databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, og § 7, stk. 1.

Opbevaring og offentliggørelse

Oplysningerne om dig vil blive opbevaret, så længe det er nødvendigt for at løse mine opgaver som borgerrådgiver, eller så længe loven kræver det. Enkelte sager kan blive gengivet i borgerrådgiverens årlige beretning. Gengivelsen vil ske anonymiseret – det vil sige, at jeg fjerner navne og andre oplysninger, som kan afsløre en borgers identitet over for udenforstående.

Kontakt Borgerrådgiveren

Hvis du har spørgsmål om dine rettigheder, eller hvis du ønsker indsigt i en sag, hvor jeg har registreret oplysninger om dig, er du velkommen til at ringe eller skrive til mig.

Borgerrådgiver
Favrskov Kommune
Skovvej 20
8382 Hinnerup
[email protected]

Jeg opfordrer til, at du skriver til mig via favrskov.dk/borgerraadgiver, hvis din henvendelse indeholder følsomme eller fortrolige oplysninger, da forsendelse den vej vil være sikker.

Flere oplysninger

Find flere oplysninger om borgerrådgiverens sagsbehandling på favrskov.dk/borgerraadgiver

Databeskyttelsesrådgiver

Hvis du har spørgsmål til Favrskov Kommunes behandling af dine oplysninger, er du velkommen til at kontakte kommunens databeskyttelsesrådgiver:

Databeskyttelsesrådgiver
Laila Bruun Thomsen,
Favrskov Kommune
Skovvej 20
8382 Hinnerup
Tlf. 89 64 60 95
[email protected]

Jeg opfordrer til, at du skriver en via favrskov.dk/databeskyttelse, hvis din henvendelse indeholder følsomme eller fortrolige oplysninger, da forsendelse den vej vil være sikker.

Du kan læse mere om data forordningen og databeskyttelsesloven på datatilsynet.dk

Klageadgang

Du har mulighed for at klage til Datatilsynet over indsamling og registrering mv. af oplysninger om dig:

Datatilsynet
Borgergade 28, 5.
1300 København K
[email protected]
Tlf. 33 19 32 00

Jeg opfordrer til, at du skriver til Datatilsynet fra din digitale postkasse på borger.dk eller ved at bruge Datatilsynets sikre beskedfunktion på deres hjemmeside, hvis din henvendelse indeholder følsomme eller fortrolige oplysninger.