Retningslinjer for Borgerrådgiverfunktionen i Favrskov Kommune

Borgerrådgiverens overordnede funktion

§ 1. Favrskov Kommune har ansat en Borgerrådgiver. Borgerrådgiveren er en del af kommunens forvaltning og refererer til chefen for Borgmestersekretariat og HR. Borgerrådgiverens opgaver og kompetencer er beskrevet i disse retningslinjer.

Stk. 2. Borgerrådgiveren afgiver en årlig beretning til Favrskov Byråd, hvor borgerrådgiveren redegør for sin virksomhed, herunder eventuelle konstateringer af overordnede forhold inden for borgerrådgiverens kompetence, som ikke er tilfredsstillende i kommunens sagsbehandling, borgerbetjening mv. Borgerrådgiveren kan i den forbindelse fremkomme med forslag og anbefalinger til Favrskov Byråd eller forvaltningerne.

Stk. 3. Beretningen offentliggøres på Favrskov Kommunes hjemmeside

Formålet med Borgerrådgiveren

§ 2. Formålet med Borgerrådgiveren er at styrke dialogen mellem borgerne og Favrskov Kommune samt at bidrage til sikring af borgernes retssikkerhed i forbindelse med kommunens sagsbehandling og faktiske forvaltningsvirksomhed.

Stk. 2. Borgerrådgiveren skal gøre det lettere for borgere, brugere og erhvervsdrivende at klage over forhold, der vedrører Favrskov Kommune samt medvirke til, at klager bruges konstruktivt til forbedringer af kommunens sagsbehandling og borgerbetjening.

Borgerrådgiverens kompetence

§ 3. Borgerrådgiverens virksomhed omfatter kommunens økonomiudvalg og stående udvalg, borgmesteren og forvaltningen, herunder institutioner, virksomheder og tjenestesteder, der er omfattet af Favrskov Byråds virksomhed.

Stk. 2. Borgerrådgiveren kan i forhold til organerne nævnt i stk. 1 behandle klager mv. over:

  1. sagsbehandling,
  2. personalets adfærd,
  3. udførelsen af praktiske opgaver (faktisk forvaltningsvirksomhed) og
  4. diskrimination.

Stk. 3. Borgerrådgiveren kan ikke behandle klager mv. over:

  1. det politisk vedtagne serviceniveau,
  2. spørgsmål vedrørende kommunens personale – og ansættelsesforhold,
  3. spørgsmål, der kan indbringes for lovhjemlede klageorganer, og
  4. spørgsmål, der er indbragt for det kommunale tilsyn, Folketingets Ombudsmand eller Domstolene.

Stk. 4. Borgerrådgiveren kan heller ikke behandle forhold, som har været behandlet af byrådet, økonomiudvalget eller de stående udvalg.

Borgerrådgiverens opgaver

§ 4. Borgerrådgiverens faste opgaver består i at bistå borgere, der er utilfredse med Favrskov Kommunes handlinger og undladelser, herunder ved:

  1. At behandle klager over Favrskov Kommune,
  2. At yde vejledning i klagesystemet i sager, der vedrører Favrskov Kommune,
  3. At yde hjælp til forståelse af afgørelser mv. fra Favrskov Kommune, og
  4. At tilbyde mægling i sager, hvor dette antages at kunne løse konflikter mellem forvaltningen og borgeren.

Indgivelse af klage

§ 5. Klager til borgerrådgiveren kan indgives af enhver, der har individuel, væsentlig interesse i sagen.

Stk. 2. Klager over forhold, som kan være til gene for en bredere kreds af borgere, kan indgives af enhver, der er væsentligt berørt af forholdet.

§ 6. Borgerrådgiveren afgør, om en klage giver grundlag for en undersøgelse og hvilke dele af klagen, undersøgelsen skal omfatte.

§ 7. Klagen skal indgives senest 1 år efter, at forholdet er begået.

Stk. 2. Borgerrådgiveren kan i særlige tilfælde se bort fra overskridelse af klagefristen i stk. 1, hvis:

  1. klagen fortsat har fornøden retlig interesse for borgeren,
  2. det fortsat er muligt at få sagen tilstrækkeligt oplyst samt
  3. en undersøgelse af sagen konkret eller generelt kan bidrage til en forbedring af den aktuelle sagsbehandling i kommunen, herunder ved at sætte fokus på relevante forvaltningsretlige regler og principper.

Stk. 3. Hvor de i stk. 2, nævnte hensyn ikke samlet er opfyldt, kan borgerrådgiveren i ganske særlige tilfælde i stedet lægge vægt på, om formålet med borgerrådgiverfunktionen i øvrigt taler for, at sagen behandles.

Iværksættelse af undersøgelser og inspektion

§ 8. Borgerrådgiveren kan, efter samråd med Favrskov Byråd, gennemføre inspektion og generelle undersøgelser af udvalgte forvaltningsområder.

Stk. 2. Borgerrådgiveren kan foretage inspektioner af institutioner, virksomheder samt tjenestesteder, der hører under Favrskov Byråds virksomhed

Sagens oplysning

§ 9. Forvaltningen er forpligtet til at meddele Borgerrådgiveren de oplysninger samt udlevere de dokumenter mv., som Borgerrådgiveren forlanger.

Stk. 2. Borgerrådgiveren kan afkræve forvaltningen skriftlige udtalelser. Forvaltningen kan inden for forvaltningens område beslutte, hvem der skal besvare Borgerrådgiverens henvendelser på forvaltningens vegne.

Frist for svar til Borgerrådgiveren

§ 10. Forvaltningen skal besvare Borgerrådgiverens henvendelser inden tre uger, medmindre Borgerrådgiveren fastsætter en længere frist.

Stk. 2. Hvis forvaltningen ikke kan nå at svare inden den fastsatte frist, skal forvaltningen orientere Borgerrådgiveren om dette samt baggrunden herfor og oplyse, hvornår forvaltningen forventer at kunne svare.

Medvirken til forbedringer

§ 11. Borgerrådgiveren skal i konkrete og generelle sager medvirke til at forbedre forholdene for Favrskov Kommunes borgere. Borgerrådgiveren skal i denne forbindelse yde konsultativ bistand til forvaltningerne og medarbejderne i kommunen, herunder ved:

  1. At sikre tilbagemelding til kommunen om sine overordnede konstateringer
  2. At yde vejledning om spørgsmål til sagsbehandling, forvaltningsret og lignende,
  3. At tilbyde undervisning til medarbejdere i kommunen,
  4. At bidrage til konstruktive, fremadrettede initiativer, der kan forbedre sagsbehandlingen og betjeningen af borgerne.

Borgerrådgiverens bedømmelse og reaktion

§ 12. Borgerrådgiveren skal bedømme, om Favrskov Kommune har handlet i strid med gældende ret eller på anden måde har gjort sig skyldig i fejl eller forsømmelser, herunder tilsidesat principperne for god forvaltningsskik.

§ 13. Borgerrådgiveren kan udtale sin opfattelse af en sag eller et sagsområde. Borgerrådgiveren kan i den forbindelse udtale kritik, fremkomme med forslag, anbefalinger eller henstillinger.

Stk. 2. Borgerrådgiverens udtalelser er ikke bindende for forvaltningen, men forvaltningen skal meddele borgerrådgiveren, hvis en anbefaling eller en henstilling ikke bliver fulgt af forvaltningen. Borgerrådgiveren skal i sådanne tilfælde orientere direktionen, det respektive stående udvalg eller Favrskov Byråd om forholdet.

Stk. 3. Såfremt Borgerrådgiverens undersøgelse af en sag viser, at der i kommunen må antages at være begået fejl eller forsømmelser af større betydning, skal Borgerrådgiveren orientere forvaltningen og direktionen og give meddelelse om sagen til Favrskov Byråd.

Principperne om udtømt dialog og inddragelse

§ 14. Uoverensstemmelser mellem borger og forvaltning skal søges løst mellem disse, inden Borgerrådgiveren kan tage stilling til dem.

Stk. 2. Borgerrådgiveren må ikke udtale kritik, afgive henstilling mv., før vedkommende forvaltning mv. i kommunen har haft lejlighed til at udtale sig.

Stk. 3. Hvis en klage ikke giver Borgerrådgiveren anledning til kritik, henstilling mv., kan sagen afsluttes, uden at Borgerrådgiveren forinden forelægger klagen til udtalelse for vedkommende forvaltning mv.

Tavshedspligt mv.

§ 15. Borgerrådgiveren har tavshedspligt med hensyn til oplysninger, som borgerrådgiveren bliver bekendt med i sit virke.

Stk. 2. Borgerrådgiveren skal respektere borgerens anonymitet, hvis borgeren fremsætter begæring herom. Borgerrådgiveren må i sådanne tilfælde afholde sig fra at gennemføre undersøgelser i anledning af det oplyste undtagen i helt særlige tilfælde, f.eks. hvor oplysningerne giver mistanke om fortsatte grove eller væsentlige fejl, der berører en bredere kreds af personer.

Løbende tilbagemelding

§ 16. Borgerrådgiveren fører løbende dialog med forvaltningen om behov og muligheder for forbedringer af kommunens sagsbehandling mv. og orienterer forvaltningen om sine overordnede konstateringer.

Ikrafttræden

§ 17. Disse retningslinjer træder i kraft 1. februar 2026.