Indkøbs- og udbudspolitik
Favrskov Kommune køber årligt ind for mere end 700 mio. kr. Denne store indkøbsvolumen skal administreres så effektivt som muligt, så der i sidste ende frigives tid og ressourcer til kommunens medarbejdere og borgere. Indkøb er ikke en kerneopgave men en vigtig forudsætning for, at kommunens medarbejdere og ledere kan udføre deres opgaver til gavn for borgerne.
Favrskov Kommune arbejder allerede i dag målrettet med at effektivisere og indfri potentialerne på indkøbsområdet. Det har bidraget til klare betingelser, mere kvalitet, økonomisk råderum og grønne løsninger. Den udvikling skal fortsætte, og vi tror på, at der fortsat er potentiale for forbedringer.
Indkøbs- og udbudspolitikken er vedtaget af Favrskov Kommunes Byråd 28. januar 2025
Et bæredygtigt fokus
Indkøbs- og udbudspolitikken sætter retningen for, hvordan vi optimerer brugen af vores tilgængelige ressourcer. Som organisation skal vi arbejde hen imod at indkøbe mindre, indkøbe det rigtige og indkøbe på den rigtige måde.
Overskriften for indkøbs- og udbudspolitikken er ”Bæredygtige indkøb”. Med politikken ønsker vi at fremme et bæredygtigt forbrug, hvor vi har øje for jordens ressourcer, de økonomiske ressourcer og kommunens medarbejderressourcer. Vi kan fx ikke kun fokusere på en vares pris, hvis kvaliteten eller medarbejdernes forudsætninger for at udføre deres arbejde forringes, eller hvis indkøbet medfører en unødig høj belastning af klimaet. Det er ikke bæredygtigt!
Sammenhængende pejlemærker
Bæredygtige indkøb handler i høj grad om vores adfærd i hverdagen. Jo mere vi genbruger og jo mindre vi køber ind og forbruger, desto bedre er det for klimaet, økonomien og vores tidsforbrug forbundet med indkøb.
Disse tre pejlemærker – klima, økonomi og frigivet tid - er centrale i vores indkøbs- og udbudspolitik. Som organisation skal vi have fokus på vores forbrug, vi skal vælge økonomiske fordelagtige løsninger, og vi skal gøre brug af tilgængelige systemer, som fx Favrshoppen. Det er bæredygtigt!
Handleplan med konkrete indsatser
Indkøbs- og udbudspolitikken suppleres med en handleplan. Handleplanen indeholder konkrete indsatser, der i særlig grad vil være i fokus i det kommende år. Indsatserne er udvalgt på baggrund af politikkens pejlemærker og hver enkelt indsats bidrager til opfyldelse af ét eller flere af politikkens mål.
Én gang årligt laves en status på handleplanen samt opfyldelse af politikkens mål. Den årlige status forelægges for Økonomiudvalget.
Politikkens pejlemærker
I det følgende udfoldes indkøbs- og udbudspolitikkens tre pejlemærker. Pejlemærkerne er centrale for politikken, da de sætter retningen og synliggør, hvor vi skal bevæge os hen som organisation med kommunens indkøb og udbud.
Som organisation lægger vi vægt på at støtte det lokale erhvervsliv inden for mulighedernes rammer. Det betyder, at vi vil prioritere at handle lokalt, når det kan lade sig gøre inden for lovgivningen om offentlige udbud og indkøb samt på konkurrencedygtige vilkår – dvs. når det er økonomisk fordelagtigt, klimavenligt og hensigtsmæssigt ift. ressourceforbruget.
Politikkens pejlemærker er ikke beskrevet i en prioritet rækkefølge, men skal ses som tre ligeværdige fokusområder, der spiller sammen, og som alle skal tænkes ind i kommunens arbejde med indkøb og udbud.
1. Klima
Vi vil sikre bæredygtighed i vores indkøb ved at reducere vores klima- og miljøpåvirkning. Dette kan vi blandt andet gøre gennem ændringer i vores forbrugs- og indkøbsadfærd i hverdagen. Vi skal i højere grad overveje nødvendigheden af at købe nyt og i stedet prioritere genbrug, reparation og reduktion af forbrug.
Vores indkøbsadfærd skal justeres i en grønnere retning samtidig med, at vi fastholder en høj kvalitet i servicen til borgerne. Det indebærer, at vi arbejder for at samle vores indkøb og minimere små ordrer for herigennem at reducere emballageforbrug og antallet af leveringer. Det er både til gavn for klimaet og vores udnyttelse af ressourcer. Et andet greb i arbejdet med den grønne omstilling via vores indkøb er gennem større strategiske krav til vores leverandører. De skal i højere grad kunne dokumentere og levere løsninger med fokus på bæredygtighed, som fx kan være anvendelse af genbrugsmaterialer eller øget brug af grøn transport ved vareleverancer.
Vores arbejde med grønne indkøb vil tage afsæt i tilgængelige data om blandt andet CO2-aftryk af vores indkøb og derigennem bidrage til Favrskov Kommunes Klimaplan og målet om en reduktion af vores samlede CO2-udledning.
Favrskov Kommune vil ændre kommunens indkøbsadfærd i en mere klimavenlig retning.
Ambitionen vil vi indfri med følgende målsætninger:
- Mål 1. Vi vil opnå et årligt fald i kommunens CO2-udledning på indkøb af varer og tjenesteydelser.
- Mål 2. Vi vil reducere antallet af små fakturaer (under 250 kr.), så vi kommer under kommunernes landsgennemsnit.
- Mål 3. Vi vil øge bevidstheden om vores forbrug og herigennem reducere mængden af indkøbte varer på udvalgte områder
Vidste du, at Favrskov Kommune anvender et digitalt værktøj til at følge og opgøre CO2-aftrykket af kommunens indkøb?
På den måde kan vi hele tiden opsøge potentialerne for reduktioner.
Vidste du, at 1 ud af 4 af Favrskov Kommunes fakturaer i 2023 var på under 250 kr.?
Småindkøb er forbundet med mere transport og mere emballage. Hvis vi kan samle vores ordrer, er det bedre for klimaet.
Vidste du, at Favrskov Kommune printer væsentligt mindre end tidligere?
Fra 2020 til 2022 har der været et fald på 40 pct. af indkøbt printerpapir.
Det lavere forbrug har været stabilt siden.
2. Økonomi
Vi vil sikre bæredygtighed i vores indkøb, så der frigives økonomisk råderum, som kan bruges på kernevelfærden. Dette vil vi blandt andet gøre ved at indtænke totaløkonomi i vores indkøb og udbud, hvilket betyder, at vi ikke kun fokuserer på prisen af en vare eller tjenesteydelse, men også vurderer købet ud fra de totale levetidsomkostninger.
Et andet greb til at frigive økonomi er gennem indgåelse af flere indkøbsaftaler. Indkøbsaftaler bidrager til bedre priser, kvalitet og stærkere aftalevilkår og er derfor en ansvarlig metode til at opnå mest værdi for borgernes penge. For at realisere indkøbsaftalernes fordele er det afgørende, at vi køber ind på de indgåede aftaler. Kun gennem høj compliance – dvs. at den rette vare købes ved den rette leverandør – kan vi opnå de aftalte besparelser og vilkår.
Favrskov Kommune vil skabe økonomisk råderum via konkurrenceudsættelse af indkøbsområder og udnyttelse af vores indgåede aftaler.
Ambitionen vil vi indfri med følgende målsætninger:
- Mål 4. Vi vil sikre en årlig stigning i compliance på vores aftaler - dvs. at vi køber det rigtige hos den rigtige.
- Mål 5. Vi vil fremme indkøb, der baserer sig på totalomkostninger (TCO) - dvs. at levetid, drift, klimaaftryk og vedligehold også indtænkes.
- Mål 6. Vi vil sikre, at en større del af vores forbrug kan købes på en aftale.
Vidste du, at Favrskov Kommune årligt indkøber varer for 140 mio. kr.
Ud af de 140 mio. kr. er 60 mio. kr. brugt på køb af aftalebaserede varer (compliance).
Vidste du, at Favrskov Kommune årligt køber tjenesteydelser for 618 mio. kr.?
De tre største områder er:
- Bo- og opholdssteder
- Transport
- Vej og Park
Vidste du, at ved at flytte fokus fra indkøbspris over på omkostningerne i produktets levetid får vi samlet set mere for pengene, når vi køber ind. Det gør vi bl.a., når vi indkøber biler og gadelamper.
3. Frigivet tid
Vi vil sikre bæredygtighed i vores indkøb ved at optimere vores indkøbsprocesser og frigive tid til andre vigtige opgaver. Her spiller vores interne indkøbssystem, Favrshoppen, en central rolle. Brugen af Favrshoppen effektiviserer indkøbsprocessen ved at minimere transaktionsomkostningerne – lige fra ordreafgivelse til fakturahåndtering, bogføring og betaling til leverandøren. En reduktion i transaktionsomkostninger betyder færre administrative opgaver og dermed mere tid til kerneopgaven.
Favrskov Kommune vil understøtte indkøberne og skabe mere tid til kerneopgaven via udvikling og effektivisering af indkøbspraksis.
Ambitionen vil vi indfri med følgende målsætninger:
- Mål 7. Vi vil øge andelen af varer, der kan e-handles i Favrshoppen.
- Mål 8. Vi vil opnå en samlet e-handelsgrad på 90 pct., hvor e-handel er muligt.
- Mål 9. Vi vil styrke indkøbsmuligheder og kontraktstyring af tjenesteydelser.
Vidste du, at Regeringen og KL har besluttet, at der fra 2025 indføres krav om e-handel på bl.a. følgende områder :
kontorartikler, møbler, AV-udstyr, it, telefoni, storkøkkenudstyr, fødevarer, lyskilder, forbrugsartikler og legetøj?
Vidste du, at e-handel reducerer tid og ressourcer forbundet med indkøb?
I 2023 blev 79 pct. af Favrskov Kommunes e-handels-egnede varer indkøbt gennem Favrshoppen.
Vidste du, at Favrskov Kommune har omkring 230 indkøbsaftaler?
De dækker større aftaler som ’rengøring i vores bygninger’ og ’fødevarer’ samt mindre aftaler som ’parykker til borgerne’ og ’kørebaneafmærkning’.