Indkøbspolitikken fastlægger de overordnede rammer og målsætninger for udbud og indkøb af varer og tjenesteydelser i Favrskov Kommune.
Indkøbspolitikkens målsætninger er udtrykt i fem hjørnesten:
- Indkøb til mest fordelagtige priser
- Fælles indkøbsaftaler og decentrale indkøb
- Høj udnyttelsesgrad af indkøbsaftalerne
- Favrskov Kommune som professionel samhandelspartner
- Miljøvenlige indkøb under socialt og etisk ansvar.
1. Indkøb til mest fordelagtige priser
Alle indkøbsaftaler indgås efter princippet om mest fordelagtige priser. De tilbud, som afgives af leverandørerne ved et udbud, vurderes efter vægtning mellem (lav) pris og (høj) kvalitet. Ved kvalitet forstås almindelige standarder vedrørende funktionalitet, holdbarhed, m.v.
2. Fælles indkøbsaftaler og decentrale indkøb
Gennemførelsen af udbud vedrørende varer og tjenesteydelser og indgåelse af indkøbsaftaler forestås af en fælles udbuds- og indkøbsfunktion.
Alle indkøb af varer og tjenesteydelser foretages decentralt, der hvor varen eller ydelsen skal benyttes. Alle indkøb skal følge indkøbspolitikken. Det betyder, at varer eller tjenesteydelser, der er omfattet af en indkøbsaftale, skal købes via aftalen.
Ved hvert udbud skal det sikres, at udbuddet gennemføres så effektivt som muligt og med størst mulig gevinstrealisering. Derfor vurderes det, ved hvert udbud, i hvilket regi udbuddet gennemføres mest hensigtsmæssigt optimalt. Det kan enten ske via Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S (SKI), via Jysk Fællesindkøb (JYFI), andre ind-købsfællesskaber eller via Favrskov Kommunes egne udbud.
Ved gennemførelse af nye udbud skal relevante medarbejdere og ledere inddrages gennem nedsættelse af brugergrupper. Herved sikres det, at der tages hensyn til relevante krav og ønsker hos slutbrugerne til de varer og tjenesteydelser, udbuddet vedrører.
Ved indgåelse af en indkøbsaftale beregnes besparelsespotentialet for de respektive driftsområder i kommunen. Den beregnede besparelse udmøntes i budgettet på det enkelte område. Ved indkøbsbesparelser, der vedrører alle områder, fordeles besparelsen på alle områder.
3. Høj udnyttelsesgrad af indkøbsaftalerne
Indkøbsaftalerne skal anvendes ved ethvert indkøb. Dels for at Favrskov Kommune lever op til sine forpligtelser overfor leverandørerne, og dels for at besparelserne ved indkøbsaftalerne indfries.
Derfor følges der løbende op på, om de rette varer og tjenesteydelser købes hos de rette leverandører. De ansvarlige ledere og chefer modtager løbende afrapporteringer over andelen af varer og tjenesteydelser der er indkøbt korrekt.
Der er samtidig fokus på at gøre det så enkelt som muligt for de decentrale disponenter at benytte indkøbsaftalerne, herunder at udnytte mulighederne for effektive, elektroniske indkøbsløsninger. ved at benytte Favrskov Kommunes interne e-handelsløsning ”Favrshoppen”.
Små indkøb af varer, hvor der er et pædagogisk sigte med indkøbsprocessen, er ikke omfattet af indkøbsaftalerne. Et pædagogisk sigte kan fx være at lære unge med udviklingshæmning at foretage indkøb i butikker.
Ansatte i Favrskov Kommune må ikke bruge indkøbsaftalerne til private indkøb.
4. Favrskov Kommune som professionel samhandelspartner
Lovgivningen fastsætter, i hvilke situationer kommunen har pligt til at foretage udbud på varer og tjenesteydelser. For at give tilbudsgiverne de bedste betingelser for at komme med et kvalificeret tilbud, udarbejdes der ved alle udbud informativt og let tilgængeligt udbudsmateriale.
Favrskov Kommune lægger vægt på dialogbaseret samarbejde med kommunens leverandører, hvor der er fokus på, at samhandlen er fordelagtig for begge parter. Derfor foretages der løbende opfølgning på indkøbsaftalerne med leverandørerne.
Udbuds- og indkøbsfunktionen Favrskov Kommune deltager løbende i arrangementer med det lokale erhvervsliv, hvor der informeres om, hvordan man bliver leverandør til Favrskov Kommune. I forbindelse hermed informeres der om, at Favrskov Kommune også indgår indkøbsaftaler på områder, der ikke er udbudspligtige. Disse aftaler er dog ikke eksklusive eller bindende for Favrskov kommune. Der kan således indgås aftaler med flere leverandører af samme produkt.
5. Miljøvenlige indkøb under socialt og etisk ansvar
Miljøvenlige indkøb
Det er Favrskov Kommunes mål at minimere miljøbelastningen i relation til kommunens forbrug af varer og tjenesteydelser. Favrskov Kommune lægger vægt på, at kommunen foretager grønne indkøb.
Favrskov Kommune vil påvirke de indkøbsfællesskaber, som kommunen indgår i, så der indgås flere grønne indkøbsaftaler med henblik på at understøtte opfyldelsen af FN's 17 verdensmål for bæredygtig udvikling.
Hvis indkøbsaftalerne giver mulighed for at vælge både grønne og konventionelle produkter, skal det grønne produkt vælges med mindre, der er tale om en væsentlig merudgift.
Favrskov Kommune vil desuden sikre, at grønne indkøb som minimum skal være en mulighed i nye udbud, som udbydes af Favrskov Kommune selv.
Socialt og etisk ansvar
Det er et grundlæggende krav til alle leverandører og eventuelle underleverandører af varer og tjenesteydelser til Favrskov Kommune, at de til enhver tid overholder gældende lovgivning om forbud mod forskelsbehandling på grund af race, hudfarve, religion eller tro, politisk anskuelse, seksuel orientering, alder, handicap eller national, social eller etnisk oprindelse.
Leverandører og eventuelle underleverandører af varer og tjenesteydelser til Favrskov Kommune forpligter sig til at sikre overholdelsen af grundlæggende menneskerettigheder, jf. FN´s Menneskerettighedserklæring (tvangsarbejde) og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention.
Favrskov Kommune anvender, ud over de obligatoriske udelukkelsesgrunde i Udbuds-loven, flere af de frivillige udelukkelsesgrunde efter et rimelighedsprincip. Favrskov ønsker ikke at handle med virksomheder, der er dømt for unddragelse af skattebetaling i Danmark.
Udbud af tjenesteydelser, driftsopgaver og bygge- og anlægsopgaver er omfattet af Favrskov Kommunes ”Politik for anvendelse af sociale klausuler og arbejdsklausuler”.