I instruksen her beskrives det, hvordan Favrskov Kommunes jobportal Signatur skal benyttes.
Instruksen skal følges af alle ansatte i Favrskov Kommune. Det skal understreges, at alt, hvad der foregår i forbindelse med en rekrutteringssag, er fortroligt.
Adgang til Signatur
Der er adgang til Favrskov Kommunes jobportal Signatur på to måder:
- A. Via single sign on inden for Favrskov-skrivebordet via linket her: https://signatur.frontlab.com/login.aspx?SsoKombit=1
- B. Via to-faktor-login fra enhver internet-browser (kræver, at man bliver oprettet som bruger af en anden bruger)
Alle medarbejdere, der er oprettet i Favrskov Kommunes AD, har adgang til Signatur inden for Favrskov-skrivebordets miljø. Ved et klik på linket, kommer man direkte ind på jobportalen.
Medarbejdere, der ikke arbejder inden for Favrskov-skrivebordet samt ikke ansatte, eksempelvis forældrerepræsentanter i skolebestyrelser, kan få adgang til Signatur via emailadresse og en kode tilsendt per sms (to-faktor-login).
Efter login kan man:
- Oprette sager (gælder kun for ansatte i Favrskov Kommune)
- Se sager, man selv har oprettet
- Se sager, hvor man er rekrutteringsansvarlig
- Se sager, hvor man er med i et ansættelsesudvalg.
Når en kandidat har søgt et job, bliver vedkommendes dokumenter (ansøgning, CV, eksamensbeviser, udtalelser etc.) tilgængelige for det tilknyttede ansættelsesudvalg.
Alle dokumenter skal forblive i Signatur og bør ikke downloades. Ansøgerens dokumenter kan læses i en læserude i Signatur, men klikker man på de enkelte dokumenter eller pdf-ikonet på ansøgerlisten, downloades de automatisk til en midlertidig mappe lokalt på computeren. Når man arbejder inden for fjernskrivebordet, slettes de midlertidige filer automatisk efter én måned.
For brugere af to-faktor-login er det meget vigtigt at være opmærksom på, om der downloades filer til den midlertidige mappe på en privat pc. Medarbejderen/forældrerepræsentanten har ansvaret for, at de midlertidigt gemte filer slettes fra mappen på pc’en senest efter 30 dage. Brugerne oplyses herom i den notifikationsmail, der giver dem adgang til Signatur.
Deling af dokumenter
Medlemmer af ansættelsesudvalg må aldrig videresende dokumenterne via mail eller på anden vis dele dokumenterne (i eksempelvis fildelingssystemer som Dropbox eller Google Drev) med hverken medlemmer af ansættelsesudvalget eller udenforstående.
Ansættelsesudvalget kan tilgå filerne i Signatur og derved få adgang til den information, der er brug for. Sker det alligevel, at der aktivt downloades eller sendes dokumenter vedrørende ansættelsesprocessen, har den enkelte ansvaret for at slette alle mails fra mail-programmet senest efter 30 dage.
Printet materiale
Printet materiale, der eksempelvis benyttes i forbindelse med afholdelse af samtaler, skal bortskaffes forsvarligt. Formanden for ansættelsesudvalget har ansvaret for at indsamle det printede materiale, når ansættelsesprocessen er afsluttet.
Videreformidling af bilag til Løn
Når en ansøger er udvalgt til ansættelse, videreformidles relevante bilag til Løn. Hvis der i den forbindelse anvendes mail, skal denne slettes senest 30 dage efter afsendelse (i både indbakke, sendt post og slettet post).
Opbevaring af personoplysninger
Den person, der har oprettet sagen, den rekrutteringsansvarlige samt medarbejdere, der er medlem af ansættelsesudvalget, kan tilgå en afsluttet sag indtil 60 måneder efter afslutning. Her kan man blandt andet se, hvem der har været i ansættelsesudvalg, og hvor mange ansøgere, der har søgt jobbet mv. Alle uploadede dokumenter, noter med personfølsomme data samt øvrige personoplysninger slettes seks måneder efter sagens afslutning. Den anonymiserede sag gemmes i 60 måneder for at bevare statistik for antal ansøgere med videre.
Eksterne medlemmer af ansættelsesudvalget (forældrerepræsentanter etc.) kan ikke længere se sagen, når den er afsluttet.