Whistleblowerordningen

Formålet med whistleblowerordningen er at:

• give medarbejdere og samarbejdspartnere med en arbejdsmæssig tilknytning til kommunen mulighed for både anonymt - og ikke anonymt - at kunne indberette ulovlige forhold samt grove forsømmelser inden for den kommunale virksomhed til et særligt whistleblowerudvalg.  
• medvirke til at de indgivne oplysninger bliver håndteret hurtigt og bliver anvendt konstruktivt til forebyggelse og eventuelt opklaring af ulovlige forhold og grove eller gentagne forsømmelser i Favrskov Kommune.
• at sikre whistleblowere beskyttelse mod repressalier. 

Favrskov Kommune er kendetegnet ved at være en kommune med stor ledelsesmæssig tilgængelighed og et velfungerende MED-system, hvor der er fokus på en åben og direkte dialog mellem ledelse, medarbejdere og tillidsrepræsentanter.

Derfor opfordres du som udgangspunkt til at henvende dig direkte til din leder, din leders leder eller din tillidsrepræsentant, hvis du har viden om eller begrundet mistanke om forhold, som er omfattet af whistleblowerordningen. Hvis du ikke ønsker at gå til ledelsen eller til din tillidsrepræsentant og eventuelt ønsker at være anonym, vil whistleblowerordningen kunne anvendes som et supplement til det eksisterende samarbejdssystem.

I disse retningslinjer kan du se, hvordan whistleblowerordningen fungerer.

Det er nedsat et ”whistleblowerudvalg” bestående af kommunens borgerrådgiver, en ledelsesrepræsentant (chefen for Borgmestersekretariat og HR) og en medarbejderrepræsentant (næstformanden i HMU) og to jurister fra Borgmestersekretariat og HR, der modtager og behandler indberetningerne.

Omhandler en indberetning en eller flere af medlemmerne i whistleblowerudvalget, deltager denne/de ikke i behandlingen af den pågældende indberetning. 

Oplysninger kan indgives af alle kommunens ansatte samt af de samarbejdspartnere, som aflønnes af og/eller udfører opgaver på vegne af kommunen (fx plejefamilier, anden aktør) samt leverandører af varer og tjenesteydelser til kommunen.

Du kan indgive oplysninger, hvis du har viden eller begrundet mistanke om alvorlige lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold, samt overtrædelser af EU-retten. Indberetningen skal vedrøre forhold, som Favrskov Kommune er ansvarlig for.

Det betyder eksempelvis, at der kan indberettes, hvis oplysningerne vedrører:

• Strafbare forhold fx tilsidesættelse af tavshedspligten, misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri og bestikkelse
• andre grove eller gentagne lovovertrædelser, fx lovgivningen om magtanvendelse, forvaltningsloven, offentlighedsloven m.v.
• fare for enkeltpersoners helbred og sikkerhed
• grove tilfælde af omsorgssvigt og lignende
• grov chikane, herunder seksuel chikane.

Eksemplerne er ikke udtømmende.

Der kan ikke indberettes om følgende:

• Løse rygter
• Enkeltstående fejl og forsømmelser
• Forhold omkring:
  • Samarbejdsvanskeligheder
  • Inkompetence
  • Overtrædelser af interne retningslinjer af mindre alvorlig karakter som fx rygning, beklædning, alkohol og lignende.

Eksemplerne er ikke udtømmende.

Indberetning sker på whistleblowerportalen. Du indberetter skriftligt, og det er muligt at vedhæfte dokumentation for at underbygge din indberetning.

Når du sender din indberetning, kan du vælge at oprette en postkasse i portalen, hvorigennem du kan følge med i sagen samt kommunikere med Favrskov Kommunes whistleblowerudvalg. Du modtager en kvittering for din indberetning i postkassen. Selvom du opretter en postkasse, vil du fortsat kunne være anonym.

Hvis du har valgt at indberette anonymt, men med mulighed for at kommunikere via en sikker postkasse på portalen, er det vigtigt, at du husker den kode, du modtager. Det er den kode, du skal bruge for at tilgå din indberetning.

Hvis du opretter postkassen, skal du selv logge ind for at følge sagen. Af hensyn til anonymiteten er det ikke muligt at modtage adviser fra postkassen.

Du vil inden for tre måneder modtage en orientering om whistleblowerudvalgets håndtering af din indberetning. Orienteringen vil ske under hensyntagen til gældende regler, herunder regler om tavshedspligt. 

Ønsker du ikke at blive kontaktet eller følge sagen, kan du undlade at oprette en postkasse. 

Du skal være opmærksom på, at hvis du undlader at oprette en postkasse, vil whistleblowerudvalget ikke have mulighed for at sende en kvittering eller stille supplerende spørgsmål til dig, eller orientere dig om whistleblowerudvalgets håndtering af din indberetning. 

Det kan have den konsekvens, at whistleblowerudvalget kan være nødt til at henlægge sagen, hvis din indberetning ikke er tilstrækkelig konkret til, at man kan undersøge den nærmere.

Det system, som benyttes til at registrere indberetningerne, bliver driftet af Got Ethics A/S, der er en uafhængig part og garanterer for sikkerheden og anonymiteten i systemet. Systemet logger ikke IP-adresser og ID på udstyr, ligesom al datatransmission og lagring af data sker krypteret.

Det er alene whistleblowerudvalget, der har adgang til indberetningerne.

Du vælger selv, om du vil være anonym, når du indberetter.

Oplysninger om din identitet, og andre oplysninger ud fra hvilke din identitet direkte eller indirekte kan udledes, må ikke uden dit udtrykkelige samtykke videregives til andre end medlemmerne af whistleblowerudvalget. Dette gælder uafhængigt af, om du indberetter anonymt eller ikke anonymt. Dog kan oplysninger om din identitet videregives til andre offentlige myndigheder, herunder til politiet, Datatilsynet eller relevante tilsynsmyndigheder, når videregivelsen sker for at hindre eller undersøge en indberettet overtrædelse.

Når en indberetning modtages, foretager whistleblowerudvalget en indledende vurdering og undersøgelse af de påpegede forhold.

Hvis din indberetning vedrører forhold, der ikke vurderes at være omfattet af ordningen, vil du – hvis du har oprettet en postkasse i portalen – via portalen modtage information om, at whistleblowerudvalget ikke agter af foretage sig videre i sagen.

Hvis whistleblowerudvalget vurderer, at din indberetning er omfattet af whistleblowerordningen, vil whistleblowerudvalget iværksætte en undersøgelse. I den forbindelse vil den pågældende forvaltning eller samarbejdspartner blive inddraget i fornødent omfang. Undersøgelsen vil blive tilrettelagt på en måde, der sikrer fortrolighed om din identitet, hvis du ønsker at forblive anonym. Undersøgelsen vil som udgangspunkt resultere i en af følgende handlinger:

• Henlæggelse af henvendelsen som følge af, at de anførte forhold ikke kan bekræftes.
• Overdragelse af undersøgelsens konklusioner til relevante ledelsesrepræsentanter med henblik på vurdering af konsekvenser, herunder eventuelle ansættelsesretlige sanktioner i forhold til den anmeldte/berørte person eller andre relevante personer.
• Videresendelse til politiet, hvis det vurderes, at der er, eller kan være tale om strafbare forhold. Det er en forudsætning, at der ud fra de oplysninger, du giver, er mulighed for at belyse/undersøge sagen nærmere.

Når du indgiver oplysninger til whistleblowerordningen, forudsættes du at have kendskab til eller begrundet mistanke om, at der er begået forhold som er omfattet af  whistleblowerordningen.

Oplysninger til whistleblowerordningen skal indgives i god tro – det vil sige, at du ikke bevidst må indgive urigtige eller vildledende oplysninger. Beskyttelsen mod repressalier gælder kun, hvis du var i god tro om det indberettede forhold. Hvis du bevidst indgiver urigtige eller vildledende oplysninger, og din identitet er kendt eller måtte blive kendt, kan det få ansættelsesretlige konsekvenser for dig, og du risikerer også at blive anmeldt til politiet.

Hvis du er i tvivl om, hvorvidt et forhold er omfattet af ordningen, kan du kontakte whistleblowerudvalget via portalen. Hvis et forhold ikke er omfattet af whistleblowerordningen, vil du få at vide, at whistleblowerudvalget ikke vil behandle oplysningerne, og du vil så vidt muligt også modtage information om, hvor du kan henvende dig med forholdet.

Du er som whistleblower beskyttet mod repressalier som følge af, at du har foretaget en indberetning til whistleblowerordningen. Repressalier kan fx være afskedigelse, undladt forfremmelse, forflytning, chikane og diskrimination. Du må heller ikke hindres eller forsøges hindret i at foretage indberetning til whistleblowerordningen.

Hvis du alligevel udsættes for repressalier som følge af din indberetning, har du krav på godtgørelse som følge heraf. Det er op til den, der har udsat dig for repressalierne at bevise, at repressalierne ikke havde noget med indberetningen at gøre.

Hvis du har rimelig grund til at antage, at en indberetning er nødvendig for at afsløre et forhold omfattet af whistleblowerordningen, vil der ikke være tale om brud på din tavshedspligt, selvom din indberetning indeholder tavshedsbelagte oplysninger.

Du vil ikke kunne ifalde ansvar for at tilegne dig de oplysninger, som du indberetter om, medmindre du har tilegnet dig oplysningerne på ulovlig vis fx ved indbrud, ulovlig optagelse, hacking m.v

Hvis de oplysninger, whistleblowerudvalget modtager, handler om en konkret medarbejder, vil vedkommende blive underrettet om indberetningen. Dette vil ske under hensyntagen til beskyttelse af whistleblowerens identitet og whistleblowerudvalgets tavshedspligt.

Hvis oplysningerne umiddelbart eller ved en nærmere undersøgelse vurderes at være urigtige eller vildledende eller de ikke kan dokumenteres, så har den/de medarbejder(e) ret til at anmode om at få oplysningerne berigtiget.

Viser det sig, at den pågældende som ansat i Favrskov Kommune har begået alvorlige fejl eller forsømmelser samt eventuelt lovovertrædelser, vil det som udgangspunkt have ansættelsesretlige konsekvenser.

Er der eller vurderes der at være overtrådt regler i straffelovgivningen, vil det som udgangspunkt blive meldt til politiet.

Generelle spørgsmål til whistleblowerordningen kan rettes til borgerrådgiveren i whistleblowerudvalget eller til chefen for Borgmestersekretariat og HR.