Her kan du læse job- og personprofilen til stillingen som administrativ medarbejder i Borgmestersekretariatet og HR.

Læs også "Når du søger job - generelt om Favrskov Kommune" her

3. Borgmestersekretariat og HR

Vores nuværende administrative medarbejder, som har været i jobbet siden 2017, har fået nyt arbejde. Derfor søger vi en ny kollega. Den nye administrative medarbejder bliver en del af Borgmestersekretariat og HR, der aktuelt har 16 medarbejdere, som løser mange forskellige opgaver. Afdelingen består af fire kontoruddannede, to grafikere, to journalister, to jurister og seks med forskellige andre uddannelser.

Borgmestersekretariat og HR varetager tre centrale opgaver i Favrskov Kommune:

  • Den politiske servicering
  • Betjeningen af den øverste administrative ledelse
  • Administration, drift og udvikling af en række tværorganisatoriske opgaver.

Borgmestersekretariat og HR har blandt andet ansvaret for:

  • Håndtering af politiske dagsordener til økonomiudvalg og byråd
  • Servicering af den øverste politiske organisation
  • Sekretærfunktion for borgmester, kommunaldirektør og direktion
  • Juridisk rådgivning til den samlede organisation
  • Planlægning og gennemførelse af valg
  • Kommunikationsopgaver, hjemmeside, intranet, pressemeddelelser m.v.
  • Grafik og layout
  • Betjening af Hovedsamarbejdsudvalget (HMU)
  • Arbejdsmiljø, APV og trivselsmålinger
  • Lederintroduktionsforløb og ledelsesevaluering 
  • Rekruttering af ledere (ekstern konsulent), rådgivning i personalesager og sygefraværskonsulent-funktion.

4. Dine opgaver

Du sidder sammen chefsekretær Helle Jensen i borgmesterens og kommunaldirektøren forkontor. I to har et nært samarbejde, og der er stort behov for en fælles og koordineret tilgang til opgaveløsningen.

Dine opgaver er følgende:

  • Varetage mødebooking og klargøring af digitalt og fysisk mødemateriale til:
    • Ugentlige møder mellem borgmester og direktion
    • Ugentlige direktionsmøder
    • Andre møder med deltagelse af byrådet, borgmesteren, kommunaldirektøren, direktionen, chefgruppen og den fælles ledergruppe
    • Møder i sekretariatschefgruppen (ca. hver tredje uge)
    • Møder i digitaliseringsforum og informationssikkerhedsudvalget
    • Personalemøder i Borgmestersekretariatet og HR
  • Booke og/eller koordinere/arrangere nedenstående arrangementer/møder
    • Borgmesterens besøg ved diamant- og krondiamantbryllupper, 100-årsfødselsdage o.a. særlige begivenheder – herunder bestilling af blomster, kort mv.
    • Byrådets og borgmesterens deltagelse i fx grundlovsceremoni, flagdag, kurser, seminarer.
    • Introduktionsforløb for nye chefer og ledere bestående af 5 undervisningsmoduler
    • Introduktionsarrangementer for nyansatte medarbejdere i Favrskov Kommune (fire årligt)
    • Markering af kommunale medarbejderes 40-årsjubilæer samt ansøgning om fortjenstmedaljer.
  • Andre opgaver:
    • Koordinere den årlige ansættelse af kontorelever i kommunen via indstillinger til sekretariatschefgruppen, samt varetage den løbende dialog og koordinering i netværket for elev-ansvarlige i forvaltningerne.
    • Deltage i opgaver vedr. afvikling af valg og folkeafstemninger samt i udarbejdelse af grundlisten (liste over nævninge og domsmænd)
    • Kvalitetssikring, korrekturlæsning og publicering af alle stillingsopslag via kommunens rekrutteringssystem Signatur
    • Indberetning af ferie og sygdom for Borgmestersekretariatet og HR (via KMD Opus)
    • Bestilling af gaver til jubilæer, jul, receptioner mv. 
    • Ad hoc-opgaver for borgmesteren, kommunaldirektøren og sekretariatschefen.

Hertil kommer en række forskellige opgaver, som løses i samarbejde med chefsekretæren og øvrige medarbejdere i Borgmestersekretariatet og HR. Der må forventes en løbende justering af opgaveporteføljen afhængigt af det aktuelle behov i organisationen og i Borgmestersekretariat og HR.

5. Referenceforhold

Den administrative medarbejder refererer som de øvrige medarbejdere i Borgmestersekretariat og HR til sekretariatschef Ulrich Remien Zickert.

Den daglige opgaveløsning vil som nævnt foregå i et tæt samarbejde med chefsekretær Helle Jensen. Da mange af opgaverne vil skulle løses i tæt samarbejde med andre, skal du på en gang kunne håndtere at arbejde selvstændigt og i et tæt og koordineret samarbejde med andre om opgaver med mange snitflader.  

Opgaverne betyder, at der i det daglige arbejde også er tætte relationer til borgmesteren og kommunaldirektøren og hyppig kommunikation med chefer og ledere på tværs af organisationen.

6. Dine kompetencer

Vi leder efter en medarbejder, der kan opfylde flest mulige af nedenstående krav:

  • En relevant kontoruddannelse
  • Erfaring med administrative opgaver– gerne fra arbejdet i en kommune eller en anden politisk styret organisation
  • Erfaring med administrativ ledelsesbetjening – gerne på direktør-/chefniveau
  • Flair for it og digitale arbejdsgange
  • Rutineret bruger af Outlook og Word og gerne Excel og PowerPoint
  • Erfaring med brug af økonomisystemer, fx KMD OPUS.

Vi forventer, at du:

  • er positiv, udadvendt og har let ved at indgå i forskellige samarbejdsrelationer
  • kan arbejde selvstændigt og med stor driftssikkerhed 
  • er serviceorienteret, imødekommende og god til at sætte dig ind i andres behov 
  • er struktureret og grundig
  • er fleksibel og løsningsorienteret i din tilgang til opgaverne  
  • er god til at følge op på opgaverne og at få dem afsluttet til tiden 
  • trives med mange forskellige opgaver, hvor der nogle gange er en kort deadline
  • kan arbejde effektivt i et åbent kontormiljø med stor ”trafik” og mange afbrydelser
  • vil være en god holdspiller og samarbejdspartner.

7. Løn- og ansættelsesforhold

Favrskov Kommune kan tilbyde et job med:

  • Personlige og faglige udfordringer
  • Fleksible arbejdsforhold 
  • En arbejdsplads præget af en god og uformel omgangstone med engagerede kolleger
  • Løbende kompetenceudvikling
  • Mulighed for at tilmelde sig en frokostordning samt gratis frugt og kaffe/te.

Du bliver ansat i Favrskov Kommune med aktuelt arbejdssted i Borgmestersekretariat og HR i administrationsbygningen i Hinnerup, Skovvej 20, 8382 Hinnerup.

Den ugentlige arbejdstid er 37 timer. Stillingen er med fleksordning. Du vil skulle deltage i enkelte arrangementer uden for normal arbejdstid fx de to årlige grundlovsceremonier og aktiviteter i forbindelse med valg.

Ansættelse sker efter gældende overenskomst. Der vil være mulighed for at forhandle tillæg på baggrund af erfaringer og kvalifikationer.

8. Ansættelsesprocedure

Frist for at sende en ansøgning er søndag 25. maj 2025.

Indkaldelse til første samtale sker pr. mail eller telefonisk onsdag 28. maj 2025

1. samtale holdes onsdag 4. juni 2025 fra kl. 8.30.

2. samtale holdes tirsdag 17. juni 2025 fra kl. 8.30.    

Kandidater, der går videre til 2. samtale, skal udfylde en personprofiltest. Tilbagemelding på person-profiltesten foregår torsdag 12. juni 2025 i tidsrummet fra kl. 8-12. Sekretariatschefen deltager sammen med Favrskov Kommunes eksterne rekrutteringskonsulent, Rebecca Abl Jørgensen, ved profil-tilbagemeldingen.

Mellem 1. og 2. samtale vil der være mulighed for et ”kaffemøde” med chefsekretær Helle Jensen for at snakke opgaver og samarbejde.

Der vil efter nærmere aftale blive indhentet referencer.

Tiltrædelse forventes at kunne ske fredag 1. august 2025. Vi har selvfølgelig forståelse for, hvis du skulle have planlagt sommerferie på dette tidspunkt, og tiltrædelsestidspunktet i august kan derfor aftales fleksibelt.

Ansættelsesudvalget består af:

  • Sekretariatschef for Borgmestersekretariatet og HR Ulrich Remien Zickert
  • Chefkonsulent i Borgmestersekretariatet og HR Jane Mia Hesselgart
  • Chefsekretær i Borgmestersekretariatet og HR Helle Jensen  

Ved 2. samtale deltager endvidere kommunaldirektør Jan Kallestrup og rekrutteringskonsulent Rebecca Abl Jørgensen.

Det er en forudsætning for ansættelsen, at den person, som tilbydes ansættelse, ikke er straffet for forhold, som gør vedkommende uegnet til at bestride stillingen. Den kandidat, som får stillingen tilbudt, skal fremvise straffeattest.

9. Yderligere oplysninger

Ønsker du yderligere oplysninger om jobbet, er du meget velkommen til at kontakte: